4.言葉の不足を補う資料を活用する
データ、レポート、スライドなどを活用することで、言葉だけでは伝えにくい内容を明確に伝えられる可能性がある。特に、専門的な議論や交渉の場では、客観的なデータや具体的な資料が説得力を高める。
5.合意事項は記録して確認する
合意した内容は、必ず文章で確認する。重要な会議では、会議後に合意事項を英語でまとめ、議事録としてメールで共有することが鉄則だ。
また、会議中でも、重要なポイントはメモをとって相手に確認を求める、ホワイトボードや画面共有を活用して合意内容を可視化するといった工夫をすることで、認識のズレや事後の合意変更を防ぐことができる。
オンライン会議では、コミュニケーションの聴き間違いや、誤解が起きる可能性がさらに高くなる。録画を取りたいと申し出よう。
さらに、交渉に向けて十分な準備ができる場合、以下の2点から英語力を強化することを勧める。
6.外交的な表現を学ぶ
間接的で礼儀正しい印象を与える英語表現を集中的に練習しておくことが効果的だ。英語は、日本語のコミュニケーションスタイルと比べて直接的な表現が多いものの、日本語の丁寧語や尊敬語に相当する表現も存在する。これらは、相手を不快にさせないための配慮として、交渉の場で重要である。
たとえば、相手の提案通りにすると問題が発生するだろうと感じた場合、「その提案では問題がおきます」と直接的に言わず、「問題が起きる可能性がありそうです」や「問題が起きる場合に備えて、リスクを検討しませんか」といった表現を用いる方が、相手に受け入れられやすい。
英語でも、「I think we will have problems.」と言うと否定的な印象が強くなる。一方で、「I think there could be some challenges/hurdles.」（いくつかの課題/困難が生じる可能性があると思います）や、「Let’s discuss how to deal with some risks.」（いくつかのリスクへの対処方法について話し合いましょう）のように表現すれば、提案を前向きに検討する姿勢が伝わり、建設的な交渉につながりやすくなる。
7.専門知識を英語で専門的に表現する練習をする
英語力の差を補うために、専門知識の深さを着実に伝えるようにしたい。ビジネスでは、まず目的を達成することが最も重要であり、そのために必要な専門知識を自分がもっていることを示す。英語はそのための手段である。
交渉の前には、日本語で戦略を練り、目的達成のための作戦を徹底的に考える。そして、それを英語で的確に伝えるために、必要な専門用語や業界での慣用表現を事前に練習しておくことが重要だ。
