一般的なルールとして、オンライン会議は対面式会議と同じように扱うべきだ。マルチタスクをしたり、映像をオフにしたり、「技術的問題」があるとの言い訳をしたりする誘惑に負けてはいけない。加えて、オンライン会議を始める際には以下の4つの点に注意しよう。
カメラアングルが悪い
カメラのアングルは、オンライン会議で非常に重要な2大要素のひとつだ。カメラのアングルが悪いと、顔の写りが悪くなるだけでなく、相手の注意がそちらに向いてしまう。また、プロ意識が低いという印象を与えてしまう恐れもある。カメラは目の高さに設置しよう。ノートパソコンの場合、調節可能なスタンドやスタンディングデスク、あるいは単に本を重ねてその上に置くなど、幾つかやり方はある。スマホやタブレットの場合、小型の三脚が一番お勧めだが、重ねた本の上に置いても良い。
音声の質が悪い
オンライン会議での音質が悪さは非常にいらだたしい問題だ。ヘッドセットを使用すれば、相手の声がよく聞こえるし、こちらの声もクリアに届く。ワイヤレスタイプを使用する場合は、重要な会議を中断してしまわないように、事前に充電を確認しておくこと。何かあった時の予備として、有線タイプのヘッドセットも用意しておくとよい。
背景に不適切なものが映り込む
理想的には、全員が完璧に整ったホームオフィスからオンライン会議に参加するのが望ましい。しかしそれは非現実的であり、実際は多くの人が狭いアパートの部屋で無理やり仕事用のスペースを作っている。ビデオ会議のために整理整頓され散らかっていない場所を見つけるのは難しい。
後方に映り込む背景には十分に注意を払うこと。ウェブカメラの多くはアングルが広角なため、思ったより多くのものが映ってしまう。壁に絵画などを飾っている場合は、映り込んでも問題のないことを確認すること。本棚に並べられた本も同じだ。人は生来、好奇心が強いもので、画面の奥に見える本のタイトルを読んだり、壁のアートが気になってしまったりする。
確証が持てない時は、ブラインドやカーテンを閉めて無地の背景を作ればよい。また使用するアプリによっては、バーチャル背景や、背景をぼかす機能が備わっている。ただし、こうしたものは、完全に機能するとは限らないので、事前に試しておくことが大切だ。
