断るまでのプロセスは交渉のプロセスであることが多い。これは1度で承諾されるものではなく、複数のステップに分かれた合意のプロセスだ。「ノー」という言葉を相手に受け入れてもらうため必要なことは次の通りだ。
1. 理由を説明する
ただ断るだけでは効果的ではない。相手の頼みを断ったとしても、理由を説明すれば相手を悪い気分にさせず、合意してもらえる可能性がはるかに高くなる。断る理由については言い訳ではなく、常に正当な理由を提供する必要がある。これにより、他者はあなたの視点から物事を見て、反動的ではなくより合理的に答えられるようになる。
2. 合理的になる
私たちは残念なことに、したくないことを全て断ることはできない。誰かの頼みや何かを断るときには、真に妥当な理由があるようにすること。頻繁に断っていると、非協力的、チームプレーヤーではないと思われるか、難しい従業員としてのレッテルを張られてしまう。
3. 代替策を提案する
あなたにはできないということを相手に受け入れてもらう最も簡単な方法は、代替案を提供することだ。特定の日時にできなければ、相手と自分のどちらにも都合がよい期限があるかを確認する。プロジェクト全体を完了する余裕がない場合は、その一部に取り組むことを提案しよう。重要なのは柔軟性だ。
4. 妥協する
妥協する余地はほぼ必ずある。それが自分のメリットとなるように活用しよう。問題が仕事の範囲ではなく、どちらかというと時間枠なのであれば、代替的な期限を提案する。そうすれば、頼まれた作業を実行しながらも、平日の時間を全て取られ、それまで既に取り組んでいたことを終えられないということがなくなる。妥協は双方向に機能することを覚えておくこと。そのため、関係者全員が少しずつ協力する意思を持たなければならない。
5. 適切な水準まで正直になる
何かをしなくて済むようにうそをつくことはよくないが、詳細を述べ過ぎる必要もない。なぜその仕事ができないのかを述べることと、理由を長々と説明することは違う。スケジュールが重複している場合は、今既に存在する約束の日時を変えられない理由を簡潔に述べるだけでよい。話が簡潔で信じられるものであればあるほど、説得力が増す。興味深いことに、詳細に説明すればするほど、たとえそれが全て真実であったとしても話をでっち上げているように聞こえかねない。
上記の戦略が、きっぱりと断るための基盤だ。また、誰に対して断るのかによりアプローチを調整する必要がある。
