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効果的なコミュニケーション方法を身に付けていなければ、自分が持つ知識を相手に示すことはできない。せっかくの知識を無駄にせず、口頭や文書で明確に伝えられるよう、時間とエネルギーを投資しよう。

コミュニケーションの機会を活用すれば、自分の専門知識を披露し、尊敬を集め、自分のキャリアアップにつなげることもできる。以下に、人とのコミュニケーションを上達させるための3つの方法を紹介する。

1. 簡潔に要点を伝える


口頭であれ文書であれ、多くを語りすぎると、伝えたいポイントを聞き手や読者に理解してもらい、興味を引くことが難しくなる。自分のアイデアや論点が、1段落ではなく2文にまとめられるものなら、簡潔に伝える努力をすること。「この文や段落は、自分が伝えようとしている内容に価値を付加しているか?」とか、「要点を簡潔に伝えられているか?」と自問しよう。

伝える量に加え、伝える際の構成も工夫すると、簡潔なコミュニケーションとなる。STAR(Situation=状況、Task=課題、Action=行動、Result=結果)やIRAC(Issue=問題提起、Rule=ルール、Analysis=分析、Conclusion=結論)といった論法に沿うのも、論点を構成し簡潔に伝えるうえで有効だ。

こうした各要素の内容を1文または2文で表現する練習をしよう(例えば、最初の1文で状況を伝え、次に課題、行動、結果をそれぞれ1文で伝える)。これまで言いたいことを伝えるのに半ページを費やしていたものが、実は1段落にまとめて伝えられることがわかるだろう。

2. わかりやすい表現を使う


自分を賢く見せるためにわざと複雑な表現をしたくなる衝動は抑えること。わかりやすい表現を使った方が、聞き手や読者の興味と理解を促進できる。不明瞭なコミュニケーションは、相手の時間を無駄にするだけで、何も生み出さない。

略語や業界用語は避けるようにし、使う場合も最初にその意味をはっきり説明すること。自分が知っていることは相手も知っているだろうと思い込んではいけない。臆測に基づいてコミュニケーションをとると、相手がこちらの伝えたいことを理解できない可能性が高まる。

編集=遠藤宗生

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