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仕事でもプライベートでも、大半の人はより短時間で多くのことをこなそうと努力する。集中し、注意散漫を最大限減らせばそれも可能だ。

ここでは、忙しく働くのではなく、よりスマートに働くための10の効果的なコツを紹介する。

1. 人に作業を任せる


人に何かを任せる技術は重要なスキルだ。何でも自分で管理したい人や完璧主義者、マイクロマネジャーはこれを難しいと感じる場合もある。重要なのは、仕事を人に任せれば自分がより生産的になれることに気づくことだ。

経営コンサルティング企業スケールタイム(ScaleTime)によると、他者に仕事を委任する最高経営責任者(CEO)はそのスキルが低い人と比べ、意思決定による疲労の水準が低く、燃え尽き症候群の数も少なく、33%高い売り上げを生むことが示されている。

2. 大きな影響を与える作業に焦点を当てる


あなたも、多くの項目をつづったやることリストを抱えているだろう。全てをこなそうとしたり、受信ボックスの未読メールをなくそうとしたりする代わりに、長期的に見て最も大きな影響を持つ作業に集中しよう。あなたの業績や会社の成功にとって最も重要なことに焦点を当てること。

3. 作業をやめる時間を心得る


直感に反しているように思えるかもしれないが、コンピューターを閉じてその日の仕事を終わりにすべき時を理解するのが重要だ。上の空で同じ文を何度も読み返してしまう、行き詰まったように感じてシンプルなメールを1通書くのに30分かかっているなど、仕事を終えるべき兆候は分かっているはずだ。

夜更かしをしたい気持ちも分かるが、その日の作業は切り上げて翌日プロジェクトに取り組めば、長期的にはより多くのことが達成できる。

4. 作業をまとめる


生産性を上げるため、作業をまとめるのがこの戦略だ。電子メールを受信するたび返信するのではなく、1日の間にメールの確認・返信の時間を設けることや、複数の会議を続けて設定すること、調査や執筆、ブレーンストーミングなど思考や集中が必要な時間をカレンダーに確保しておくことなどがある。

リズムに乗るには時間がかかるため、そのプロセスを常に始めては中断することを繰り返していては、作業を中断した場所に戻ることに時間を無駄にしている。

5. 体内時計を活用する


1日のうち、どこで作業に取り組むかが生産性に影響を与える。誰もが異なる体内時計を持っているため、万能なやり方はない。

ベストセラー作家のダニエル・ピンクによると、誰もが1日の間にピーク、溝、リバウンドという生産性の3つの段階を経験する。ピークに向かう時間やピークの間(正午付近の場合が多い)は、私たちが最も集中しているときだ。この時間帯は分析作業にぴったりで、最も低い場所(溝)は創造的な作業に適している。

翻訳・編集=出田静

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