あなたがミーティング開催を呼びかける側であるのなら、それは、主導権を握っているという意味だ。つまり、時間を無駄にせずに仕事を先に進められるかどうかは、あなた次第だ。以下では、生産性の高いミーティングを実現するための方法を5つ紹介しよう。
1. ミーティングの前に、出席者に対して、話し合いたいことを簡潔にまとめたメールを送る
ミーティング出席者に送る最初のメールは、プロジェクトの開始を告げる合図だと考えよう。本文冒頭には、そのミーティングの目的と、日時や場所などを明記する。
送信する前に、次のことに注意しながら読み返してみよう。「このメールは、ミーティング出席者に対して、必要な情報を伝えているか。彼らが準備をしっかり整えて出席できるようになる内容だろうか」
メールは、ミーティングについて総合的に説明すると同時に、簡潔でなくてはならない。中身を詰め込みすぎると、読み手は重要な情報を見つけにくくなる。段落をいくつも連ねたり、各段落が長くなったりしないようにしよう。簡潔な内容が、いくつかの段落で説明されているとわかりやすい。分量を減らしたいなら、箇条書きにしよう。
2. 出席者に、事前に検討してもらう
出席者には、ミーティングの前から、検討を始めてもらおう。事前に送るメールで、いくつかの質問を投げかけて、それらについて検討して事前に回答してほしいと依頼することもできる。その場合、返信は自分に直接送り、他の人にCCで送信しないように依頼しよう。
考えを共有するときは、相手が大勢のときよりも1人のほうが、さほど抵抗感がないこともある。それに、「全員に返信」されたメールは、たいてい嫌がられる。受信トレイが余分なメールでいっぱいにならないので、喜ばれるはずだ。
3. ミーティングの趣旨を事前に伝えておく
各出席者から、事前に尋ねた質問への回答が届いたら、それらをすべてまとめて、出席者全員と内容を共有しよう。その際には、「重複を避けるため、一部を割愛しています」という注意書きも入れておこう。
誰の回答かについては明記しない。この段階で重視すべきは、さまざまな意見があることであって、誰が何を言ったかではない。
このようにして、事前に出席者から意見や情報を集めておけば、ミーティングで生じるやりとりが、より深く突っ込んだものになる。土台となる意見をすでに確認してあるので、ミーティングではより有意義な話し合いができるだろう。
