4. ミーティングの進め方を事前に提案しておく
ミーティングの前に、話し合いをどのように進めたいと考えているかについて説明しておこう。たとえば、事前メールのなかで、「各出席者が、質問の先導役を以下のように務めることを提案します」と書いてもいいだろう。
人は主導権を握りたがるものだ。このように提案しておけば、出席者は、「この会議ではなんらかの目的を達成できそうだ」という確信を深められる。こうした「参加」は、各自がミーティングに向けて準備し、実際の話し合いでも積極的に参加することに役立つだろう。
5. 本番では脱線しないように注意する
いくらミーティングの進め方がしっかりと決まっており、準備が万端に整っていたとしても、脱線することはある。そうしたなかでさまざまなアイデアが生まれることも重要だが、目前の課題に集中できていない可能性もある。
戦略や立場を明確にすることが目的なのに、話し合いが脱線してしまったときは、例えばこんなふうに尋ねてみてはどうだろう。「こうした議論は、我々の戦略や立場を明確にするうえで、どのように役に立つのでしょうか」
ミーティングを率いるあなたには、話し合いを円滑に進めて、目的を果たす責任がある。質問を投げかけて会話を導き、ミーティングの目標を達成しよう。
自分が主催するミーティングが生産的なものになるよう努めよう。出席者には、事前に簡潔なメールを送っておくこと。出席者に前もって質問を送り、しっかり検討してもらうこと。どのような流れでミーティングを進めたいか、事前に提案しておくこと。ミーティング本番を迎えたら、本来の目的から脱線しないよう、話し合いをうまく誘導していこう。
