私は、チームや個人の効率性・生産性向上の最大化を数十年にわたり支援し、自分でも忙しい家庭を管理してきた。その経験から、貴重な時間を節約して健康的な自己ケアの時間さえ持てるようになるかもしれない実証済みのコツを4つ紹介する。
1. 時間の「監査」を毎月行う
大半の人は、1週間のうち多くの時間が無意識のうちに浪費されていることを知っているが、何を変える必要があるのかについて考える時間を取っていない。
ファイナンシャルアドバイザーが、節約のため何に支出しているかを見直すようアドバイスするのと同様、貴重な時間をどこに無駄にしているのかを見極めるため「時間の監査」を行うこと。前月のカレンダーを印刷し、各会議・活動を見直して次の点を自問するだけでよい。
・この活動は時間の有効利用だったか。
・外注したり他の人に任せたり、簡素化したりできるものではなかったか。
・今後はこうした種類の依頼にどう対応すべきか。
なくしても大丈夫、あるいは今後簡素化・合理化できる定期的な会議や活動を1、2つ見つけられれば、長期的には多くの時間を節約できるはずだ。他者の依頼や優先事項で予定が埋まってしまいがちだが、自分の時間を真剣に管理するにはもっと積極的な手法を採用しなければならない。最初にできることは、時間の使い方を評価することだろう。
2. ワークライフバランス達成のためのチームの基本原則を作る
何時まで働くかや終業後に電子メールに返信するか、休暇中に仕事をするかなどに関して境界線を設定する大きな障壁となるのが、自分が設定したこうした境界線が企業文化と合わないかもしれない、あるいはあなたの評判に悪影響を与えるかもしれないという懸念だ。これはもっともな心配だ。
チームで集まってこうした点について議論することが強い影響力を持つ理由は、まさにここにある。職場以外では仕事をしないための自分自身の習慣や方法を個人的に確立することと、チームが集団としてこうした課題について率直に議論し、全員が支持できる境界線を定義することは全く別物だ。
こうした基本原則には、次のような例が考えられる。
・3時以降は会議をしない。
・会議は終了時間になったら絶対延長しない。
・業務時間外は仕事をせず、7時以降はメールや電話に対応しない。
・休暇中は仕事をしない。病気で休んでいるときや休暇中にメールをしたり会議に参加したりすることは禁止。
・プロジェクトを計画通り完了するため時間通りに開始・終了すべき作業については、代理の担当者を定める。
こうした規則はチームによって合うものと合わないものがあるかもしれないが、重要なのはチームがワークライフバランスの達成のためどのように互いを支援するかに関してグループ内で議論を奨励することだ。
