邪魔が入らないようにする
テーブルを挟んで相手とじかに話をしているときよりも、ビデオ通話をしているときのほうが、ずっと気が散りやすい。画面の向こうにいる相手との会話だけに集中できるよう、スマートフォンやコンピューターの通知はすべてミュートにしておこう。会話中にほかのことに気が取られないようにしなくてはならない。
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返答を急がせない
沈黙状態に慣れよう。フィードバックを受け取る側の人間に対して、話の中身を消化して、答えを考える時間を与えなくてはならないからだ。
ビデオ通話では若干の遅延が生じ、数秒ほどズレることもある。また、ビデオ通話では、会話中の息継ぎが、実際より長く感じられるものだ。気まずい沈黙があっても、気にしないようにしよう。そろそろ口を開こうと思ってから、さらに2～3秒間あけたうえで、発言したり、答えを促したりするほうがいい。
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話し合いの基本を忘れずに
微妙な問題について話し合うときには、その前後と最中に、心がけるポイントがいくつかある。
まず、絶対にその場の思い付きで話を始めてはいけない。準備が必要だ。まずは事前に、話の中身に関連した書類やデータを集めよう。次に、話の進め方を組み立て、相手から返ってくるであろう反論を想定しよう。
話し合いが実際に始まったら、自分の言葉遣いを十分に意識し、ボディランゲージにも気を配ろう。相手には、答える時間を十分に与えよう。最後は、フォローアップや次に取るべきステップ、次回の約束を具体的に決定してから話し合いを締めくくること。
こうした話し合いは、どんな場合であっても容易ではないだろう。けれども、画面越しであろうと対面であろうと、しかるべき準備をしておくことで、生産的で実りの多い議論にすることができるだろう。
