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現在の職場ではおそらく、電子メールがかつてなく重要なコミュニケーション手段となっている。だがメールの中には、黒板を引っかく音のような不快なものが数種類ある。こうしたメールを送らないようにすれば、周囲にとって一緒に働きやすい人となるだけでなく、将来的な大きいミスを避けることもできる。

1. 超長文のメール

忙しい日に、超長文の重要なメールを受け取ると、うんざりした気分になってしまう。文字がぎっしりと詰まった段落がいくつも並び、終わりが見えないようなメールだ。

さっさと本題にたどり着こうとして、要点や重要な質問、アクションを求める言葉を急いで探しているうちに、自分がトルストイの『戦争と平和』のような長文メールを受け取ってしまったことに対する諦めの気持ちにすぐ襲われるだろう。こうしたメールを受け取った場合は大抵、今すぐ時間をかけてメールを読み返信するか、後回しにして(再度開くときのことを恐れながら)とりあえず他の作業を進めるかを選ぶ必要がある。

メールは的を絞って簡潔に書き、相手にどんな行動を取ってほしいのかを明確にしよう。箇条書きや余白を活用し、読みやすくすること。特定の行動を求めている場合、それを冒頭で明確にする。例えば、対応が必要なメールには件名に「要対応」と入れるルールを作り、受け取った人がすぐにそのことに気付けるようにする方法もある。

2. 求めていることが曖昧なメール

特に混乱やいら立ちを招きがちな行為として、一つのアクションを求めるメールを複数の人に送ることがある。こうしたメールを送ると、誰もが「あの人がやっていると思っていた」とう都合の良い言い訳をして、その仕事が漏れてしまう。こうした曖昧なメールは受信者を困惑させるだけでなく、混乱や疑問を引き起こすため、非常にいらだたしいものだ。

複数の人にメールする場合は、誰が作業すべきかを特定(あるいは少なくとも提案)して、なぜ他の人をメールに加えているかを明確にしよう。志願者を募っているのならそれを明確にし、返信期限を設けよう。

編集=遠藤宗生

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