3. 質問に答えないメール
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特にいら立たしいメールの一つに、こちら側の質問に答えてくれないものがある。メールを送る目的はメールを送ること自体ではなく、情報を得たり質問に答えてもらったり、問題を解決したりすることだ。こうした類いのメールを受け取れば、さらにメールを送る必要が生じる。そんなことをしたい人は誰もいない。
解決策として、質問を箇条書きにしたり、番号をつけたりして目立たせよう。メールが長くなってしまうなら、末尾で質問を繰り返してもよい。
また、メールの質問に答える時に集中力が途切れてしまう人もいるので、メールに含める質問は1つか2つにしよう。特に、さまざまな話題やプロジェクトについて質問する場合は、全ての質問を1つのメールに含めるよりも、分野やプロジェクトごとに個別のメールを送る方が良いかもしれない。
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4. 怒りを発散するメール
本当なら電話をかけたり直接話したりすればいいものを、嫌味や攻撃的な言葉がちりばめられたメールを送り付けられると、最悪な一日の始まりとなる。メールでは怒りに任せて直接の対話だったら絶対に言わないようなことを書いてしまいがちだ。
感情を発散させればそのときは良い気分になるかもしれないが、何も予期していない人にそのメッセージが届いたときに生じる長期的な影響を考えれば、いっときの満足感には価値はない。
怒った状態でメールを書くことは災いの元なので、何があっても避けること。その代わり、まずはメールを下書きし、時間がたってからもう一度読んだり、送りたいメールを信頼できる友人に送ってフィードバックをもらったりすること。あるいはメール自体をやめて、直接かビデオ会議で会話し、状況をよりよく把握して可能ならば解決を試みることもできる。
5. 相手を避けるためのメール
直接その人と話す時間を持ちたくないようなときには、メールを送ることが増える。メールは全ての状況に適したコミュニケーション方法ではなく、本来ならば手短な電話やビデオ会議、臨時ミーティングで済む問題が、メールを送ることでこじれてしまうこともある。
直接のやりとりを避けるためにメールを送っても、プロジェクトや業務が十分に進まないことは多く、問題を他者に押し付けていくだけになる。
