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生産性向上と時間管理に関するコーチングやセミナーを提供する「Productivity Institute」のドナルド・ウェットモア社長によると、90%の人は会議中に空想の世界に入っており、60%の会議出席者は話を聞いているように見せるためにメモを取っている。

こうしたデータが信頼・実証できるものかどうかは別として、出席した会議で活力が吸い取られ、退屈し、やる気がそがれ、熱意をなくした経験がある人は多いはずだ。

しかし作家のパトリック・レンシオーニは、「会議に関する最大の誤りは、会議が潜在的に悪いものだと考えることだ」と述べている。

それではなぜ私たちは、スキルが高くて勤勉で、献身的な社員(雇用しているからにはこうした条件を満たしているはずだ)を、やる気を奪う退屈な会議に無理やり出席させ続けているのだろう?

会議が開かれる理由には、何らかのニュースを発表することから問題への対処までさまざまなものがある。しかし、会議の中の微妙な力関係を少し深掘りしてみると、権力闘争や自己満足、保身的な戦略がまん延し、会議が退屈でやる気を奪う場になっていると気づくことが多い。

ここでは、気分やエネルギーを向上させる建設的な会議を開く5つのコツを紹介する。

1. テーブルを取り払う

テーブルは、人を分断・保護する壁を作ってしまう。テーブルがあれば、会議に関係がないようなことにもこっそりパソコンや携帯電話を使いやすくなるのだ。

テーブルを取り払うことで、従業員は会議中にパソコンや携帯電話を使わなくなり、会議に全関心を傾けることができるし、大きな会議を小さなグループに分割するのも楽になる。テーブルがあるかないかがそこまで劇的な変化をもたらさないと思う場合は一度試してみることが。テーブルが絶対に必要だと抗議する人は多く、それだけでも十分な証拠になる。

2. 途中の入退出を禁止する

会議を自分の意思で退出することは、会議やチームをおとしめる行為だ。もちろん、特定の話題に関する専門家の場合は適切なタイミングで出席できるよう特別にスケジュールを組めばよい。しかし、上級管理職は会議に遅れて入り、早めに去ることが多い。これはおそらく意識的、あるいは潜在意識的な地位の誇示行為である可能性が十分あるので、だまされないこと。

Cスイート(経営幹部層)が「状況を観察する」ことを目的として会議室に入り後ろでこそこそしている場合、参加を促すこと。自分も会議に参加していることを自覚させよう。会議は、部屋の中の全ての人が参加するものであるべきだ。

翻訳・編集=出田静

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