3. 小規模なグループで議論をする
12人が建設的な議論を行うことはどう考えても不可能だ。20～30人が座れる役員室は時代錯誤のもので、スタンドプレーを奨励するような企業側の勝手な自己満足でしかない。議論に最適な人数は4～5人だ。
大人数が参加する会議で議論が必要なときは、チームを分割しよう。テーブルが取り払われていれば、この作業はずっと楽になるはずだ。席次を変えることで、ぼんやりしていた従業員は現実世界に戻ってくることができる。
4. テクノロジーの使用を制限する
テクノロジーは会議を円滑にするが、逆に集中できない要因となることもある。これには携帯電話やパソコン、プレゼンテーションスライドが含まれる。
プレゼンスライドの問題は、関心をプレゼン提供者からそらしてしまうことにある。またプレゼンをする人の関心も、聞いている人から離れてしまう。プレゼンで画面に映した箇条書きの項目を台本のように読んでしまえば、プレゼン提供者と聞き手のつながりは弱まり、最終的には完全に失われてしまう。
正当化できる場合を除き、技術は使用しない方が良い。どうしても見せなければならない関連画像がない限り、フリップチャートを使用するにとどめること。また、箇条書きは逆効果だということを覚えておこう。
5. 時間を守る
話が長いスピーカーのせいで昼食休憩まで会議がずれ込むことが分かると、議論中の話題に集中できなくなるはずだ。
ここで、「仕事は活用可能な時間を全て使い果たすまで膨張する」というパーキンソンの法則をきちんと活用し、時間枠に合意した上でそれを20％減らすこと。全ての会議を時間通りに始め、終えるようにしよう。
時間厳守は敬意を示すこととなる。会議の延長は、だらしなく規律に反した管理がもたらすものなので、言い訳はできない。会議の延長が必要な場合、とりあえず時間通りに終えて他の日に再開しよう。人々は、明確さや完結さ、時間厳守の利点を素早く学ぶだろう。
ここでの最善のアドバイスはおそらく、さまざまな人の知恵や直感、創造性を利用するために従業員を団結させることを真の目的とする会議だけを開くこと。これが会議の正しい心構えだ。
何かニュースを伝える必要がある場合は電子的な手段で発表しよう。悪いニュースであれば、マンツーマンで伝える。良いニュースの場合は午後5時に発表し、ビールでも差し入れよう。
