2．会議の日程調整を自動化する
企業向け電話システムのダイヤルパッド（Dialpad）が2022年に発表した調査によれば、働く人の83%が、1週間のうち4時間から12時間も会議に出席している。そうした会議を調整するためにどれだけのメールが交わされているのか、考えてみてほしい。
会議の日程を調整できるカレンダーツールを使うことは、合理的だし、日程調整に要する時間の大幅な短縮につながる。チームに属している人は、カレンダーシステムを利用しているかどうか、チームリーダーに確認してみるといい。
多くの職場では、時間管理用アプリ「Googleカレンダー」か、それと同等のシステムを使っている。Googleカレンダーには、空き時間を互いに確認できる機能がついている。メールサービス「Outlook」にも、スケジュールがひと目でわかる同様の機能がある。
お勧めのスケジュール管理アプリは、「Calendly」と「Doodle」だ。どちらも、同僚や顧客などさまざまな人たちとスケジュールを共有できる。開催日時がすでに決まっている会議のURLを共有しておくと、あなたに会いたい人たちが、それ以外の日時を自由に選択できる仕組みになっている。予定の詳細はカレンダーに自動でリンクされ、通知が届く。
3．コンピューターの音声入力機能を使う
音声認識ソフトウェアを活用すれば、メモを取ったり、書類の下書きを作成したりといった作業がスピードアップする。コンピューターに搭載されている音声入力機能で、メールや書類を口述しよう。
ただし、進歩しているとはいえ、音声認識ソフトウェアの認識力は完璧ではない。この方法が向いているのは、メモや下書きの作成、ブレインストーミングなどだ。
Catalina以降のmacOSを使っている人は、使い方をステップ別に開設したこちらの記事をご覧いただきたい。Windowユーザーはこちらのガイドを参照してほしい。
4．安全性の高いパスワードマネージャーを使う
何かのアカウントにサインインしようとして、パスワードを再設定しなければならない羽目になったことがあるなら、それにどれほど手間がかかるはご存じのはずだ。パスワードが自動入力される機能が付いたパスワードマネージャーなら、安全かつ自動にサインインできる。
大部分のパスワードマネージャーは、あらゆるブラウザに対応している。その日にどうしても使う必要があるアカウントのパスワードを忘れてしまい、あれこれ試したり、サインインできずに困り果ててしまったりして、時間を果てしなく無駄にせずに済む。
お勧めのパスワードマネージャーには、「Dashlane」や「LastPass」「1Password」などがある。
