おもに関西地方で飲食業を展開するエミリスは、仕事をしている20代以上の男女436人を対象にミーティングに関するアンケート調査を実施した。それによると、職場で定例ミーティングと臨時ミーティングの両方を行っていると答えた人は5割を超え、いかにミーティングが多いかが察せられる。
そんなミーティングでいちばんストレスに感じるのは、33パーセントと突出して多かったのが「時間が長い」だった。次に「結論が出ない」、「話し合いにならない」、「無駄な時間がある」と続く。何も決まらず時間ばかりを無駄に費やすだらだらミーティングだ。定時を過ぎても続くことがある、段取りが悪く必要以上に長い、といった意見が聞かれた。
結論が出ないミーティングでは、意見をまとめる人がなくいつもふざけて終わる、意見を譲り合って話がまとまらないので、まとめようとすると「仕切ってる」と批判される、などという意見があった。結論が出ないので別日に再度ミーティングなどという最悪の事態もある。
また、話し合いにならないケースは、レジュメを読むだけ、上司が話したいことだけ話すといった「ただの報告会」になり議論がないというものだ。それなら通達だけで済む。さらに、世間話が長すぎてなかなか本題に入らない、雑談で論点がずれるなど、貴重な時間を割いて出席した人間はイライラするばかりだ。ミーティングの必要性は7割近い人が認めているが、理想的な長さは30分以内という意見が過半数だ。
この調査の監修を行ったMMコンサルティングの代表、上野光夫氏は、いわゆる「小田原評定」と呼ばれる無駄に長いミーティングは、「目的やゴールが不明確である場合が多い」と指摘する。ミーティングを成功させるには、「情報共有」、「意思決定」、「課題抽出」、「アイデア出し」、「スケジュール調整」といった目的と時間を明確にして、効率的に進めることだという。全員が議論に参加できるよう取り計らう進行役の役目も重要だと話している。
まとめるに、ミーティングの目的はこれ、何分以内に結論を出すと慈善に明示して、主催者はしっかり準備を行い、公式な進行役を設け無駄のない進行に努めること、となる。そうすれば、ミーティングを楽しい雑談タイムと勘違いしているお気楽な輩も真剣に臨むようになるだろう。
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