「追伸」とは
「追伸（ついしん）」は、メールや手紙の文末に本題とは関係のない内容を付け加える際に使う表現です。本文に書き加えることが難しい内容や、後から思いついた事項を自然に伝える手段として使われます。英語の「Post Script」を省略した「P.S.」や「ps」と表記されることもあります。
ビジネスシーンで「追伸」は使えるのか
一般的にビジネスメールで「追伸」を使うのは避けるべきです。「追伸」は親しい間柄のプライベートなやり取りで使用されることが多く、ビジネスにおいては相手に不快な印象を与える可能性があります。また、重要な情報が埋もれてしまうリスクもあるため、要件が伝わりにくくなることもあります。
「追伸」の使い方と例文
本題とは異なる内容を書きたいとき
「追伸」は本題とは異なる軽い話題や気遣いの一言を添えるのに適しています。例えば、会議の内容に関するメールの最後に「追伸：先日オープンしたカフェにぜひ一緒に行きましょう。」と添えることで、相手との親密さを表現できます。
心づかいを伝えたいとき
相手への心づかいを伝える際にも「追伸」は役立ちます。例えば、「追伸：暑い日が続きますので、どうぞご自愛ください。」といった一言を添えることで、相手に対する気遣いを表現できます。
「追伸」を使う際の注意点
目上の相手には使わない
ビジネスメールでは、目上の相手に「追伸」を使うのは避けるべきです。あとから内容を追加する形の「追伸」は、礼儀に欠ける印象を与えることがあります。上司や取引先には、本文中に必要な内容をきちんと記載することが重要です。
重要な内容には使わない
「追伸」には重要な内容を含めないようにしましょう。重要な情報は本文でしっかり伝えるべきであり、「追伸」に含めると、見落とされるリスクがあります。
感謝や謝罪には使わない
感謝や謝罪の気持ちを伝える際には「追伸」を使わないようにしましょう。感謝や謝罪の言葉が「追伸」に含まれていると、誠意が伝わりにくくなります。これらの気持ちは本文でしっかりと表現することが大切です。
「追伸」の言い換え表現
末筆ながら
「末筆ながら」は、ビジネスシーンでもよく使われる表現です。相手に対する気遣いの一言を添える際に使われます。例えば、「末筆ながら、皆様のご健康とご多幸をお祈り申し上げます。」といった具合に使います。
最後になりますが
「最後になりますが」もビジネスシーンで頻繁に使われる表現です。本文の最後に一言添える際に使います。例えば、「最後になりますが、くれぐれもお体にお気を付けください。」といった形で使用されます。
「追伸」と混同しやすい用語
追記
「追記」とは、本文に関連する内容を後から付け加える際に使われます。例えば、「追記：当日は西側の出入り口をご利用ください。」のように使います。本文と関連する内容を補足する際には「追記」を使用します。
付記
「付記」は、本文に加えて注意事項や備考を付け加える際に使います。例えば、「参考資料を付記します。」といった使い方をします。本文の内容に関連する補足情報を記載する際には「付記」を使用します。
追伸に対する返信方法
「追伸」が書かれたメールを受け取った場合、返信時に「追伸」を使う必要はありません。ただし、「追伸」に質問が含まれている場合は、その質問に対して本文で返答するのが適切です。例えば、「次回の会議後に食事に行きましょう。ご予定はいかがでしょうか。」という「追伸」があった場合、返信メールで「次回の会議後の食事についてですが、私の予定は以下の通りです。」と返答します。
まとめ
「追伸」は、本題とは関係のない内容を付け加える際に便利な表現ですが、ビジネスシーンでは使用を控えるべきです。特に目上の人や重要な内容を伝える際には避けましょう。代わりに「末筆ながら」や「最後になりますが」といった表現を使うことで、丁寧な印象を与えられます。適切な表現を使い分けることで、ビジネスコミュニケーションを円滑に進めましょう。
