会議を予定したらこの機会を利用し、会議が関係者全員にとって効果的・効率的な時間の使い方となるようにしよう。ここでは、会議の時間を最大限有効に使う3つの方法を紹介する。
1. カレンダーの会議招待を送る
電子メールサーバー上のカレンダー機能を使い、参加者全員に招待状を送付しよう。会議は、カレンダー上に予定されているのが理想だ。参加者が自分の電子カレンダーに会議予定を入れたり、リマインダーとして書き出したりすると思い込まないこと。あなたには、スケジュールに会議の予定を入れる権限があるのだ。
会議の開催に関する詳細情報を全て記載し、会議招待の題名には会議の目的を明記すること。ビデオ会議の場合の接続方法や、対面で行う会議の場合は会議場所をきちんと記載する。電話で行う場合は誰が電話をかけるのか、どの番号を使うべきかを明らかにしよう。
ビデオ通話を使う場合は、使用するツール宛にリンクを送っておくこと。対面で行う場合は、開催場所に加えて従うべき健康面での安全措置を明確にしておこう。
会議の直前になって、開催方法についての質問に答えなければならない状況は避けること。カレンダーの招待状の中に全ての情報を入れておこう。
2. 背景や文脈情報を事前に共有する
効率的・効果的に時間を使う鍵は準備にある。関係者全員が最適に準備できるよう、事前に議題を共有しておこう。議題の項目によって議論を進める人が異なる場合、文書の中に名前を書き出しておくことで本人が準備できるようにする。
3. 会議の日程を確認する
カレンダーの会議招待を送っていなかった場合（あるいは送付していた場合でも）、会議の日程確認やリマインドが非常に大事だ。人々のスケジュールや優先事項は変化する。悪気はなく、まめな同僚でさえも忘れることはある。
会議が1対1の場合、日程を確認することは特に有益だ。少人数の会議は大人数のものほど印象が強くないからか、忘れられることがある。
テキストメッセージや電子メールで手短に「今日、午前11時15分の電話会議、よろしくお願いします」と書き、確認すればよい。相手の予定は大丈夫かを尋ねたり、返信を促したりする必要はない。
このようなメッセージを送ることで、相手に会議のことを思い出してもらうことができる。また、会議に出席できない場合は事前にそれを通知する機会を相手に与えることで、出席できない相手を待って時間を無駄にせずに済む。
会議に自分や同僚の時間を無駄にしないこと。会議の開催に関する詳細情報を全て含めたカレンダーの会議招待を送付し、事前に関連情報を共有し、会議の日程を確認しよう。そうすれば、時間とエネルギーを最大限活用できる。
