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ここでは、年末の厳しいフィードバックをうまく行う方法を紹介する。ここに挙げる5つのコツを実践すれば、従業員との関係が強化されるはずだ。
1. 目的の説明文を作成する
効果的な目的説明は、両者が楽に合意できるものだ。これには次のような例がある。
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「私が意図しているのは、両方が自分の意見を聞いてもらえたと感じ、ここ1年でうまく行ったことや改善できることを理解するとともに、両者の刺激となり今後のビジネスにも良い効果をもたらすような計画を立てることです」
効果的な目的説明は、関係する両者にとって議論を生まないものとし、楽観的な視点を持つべきだ。
2. 部下が好むフィードバックの受け方を尋ねる
フィードバックの好みの受け取り方は人によって違う。相手は公の場で評価されることを好むだろうか、それとも個人的に感謝を伝えられる方がよいだろうか？ 電子メールや贈り物はどうだろう？ 建設的なフィードバックについてはどうか？ どのように聞くのが最も安心できるだろう？
部下自身に基本原則を設定してもらうことで、相手は自分がフィードバックのプロセスに参加していると感じることができる。
3. 議論が白熱した場合に一時停止するための合言葉を決める
部下がフィードバックを個人攻撃と捉えたり防御的になったりしがちだと分かっている場合は、状況が加熱し過ぎていると感じたときに使う合言葉を事前に決めておくこと。
また、合言葉が使われたらどうするかも決めておく。両者とも一息つく、部屋を出て水を飲む、能動的なリスニングに再度集中する、さらには全く異なる選択肢が存在する。
4. 状況がとげとげしく感じられたら謝って目的説明に戻る
議論を止める合言葉を使ったのにそれでも緊迫感がある場合は謝まろう。その後、目的を再度述べること。良い謝罪と目的の繰り返し方の例として「私の発言で傷つけてしまったようであれば本当に申し訳ない。あなたを傷つけたかったわけではなく、〇〇することが目的です」と述べることができる。
