誰かとより多くの時間を確保したい場合は会議の予定を立てよう。あなたは、相手の時間を確保することはできないだろうと考え、会議を予定しようとさえしないかもしれない。しかし、挑戦しないことには絶対に相手との時間を確保することはできない。会議の設定を成功させる可能性を上げるためには相手に任せないこと。ここで紹介する3つのコツを使い、相手が楽にスケジュールを立てられるようにしよう。
1. 特定の日時を提案する
直接相手と話している場合も、電子的な方法で連絡を取っている場合も、自分に都合の良い日時を共有して相手の予定を確認しよう。相手が空いている日時を尋ねると、相手は返信するのに時間がかかり過ぎると考えてあなたのメッセージを無視するかもしれない。忙しい人は自分のスケジュールを把握していないか、決めきれないことが多い。相手に具体的な選択肢を与え、相手が決断しやすいようにしよう。
2. 会議招待を送り、承諾・辞退してもらう
予定について話す機会が持てなかった場合、特定の日時に直接会うか電話で話すため電子メールで会議招待を送ろう。題名には会議理由を記入する。電話会議にする場合は、どちらが電話をかけるか（あなたになる可能性が高いだろう）やどの電話番号からかけるかを記載しよう。
相手に、あなたの招待を承諾するか辞退する機会を与えること。辞退されても、それはそれで良い。あなたの方から何らかの行動を起こす必要があるし、相手は自分が空いている時間やいつが最も都合が良いかを教えてくれるかもしれない。
会議招待はプロジェクトの提案や求人広告への応募とは違う。相手に招待を辞退されたとしても、あなたが拒否されているわけではない。相手はただ、あなたが提案した特定の日時に都合が合わないと言っているだけなのだ。
