リマインドメールとは？
リマインドメールは、予定やタスクの期限が近づいていることを相手に知らせるためのメールです。これにより、相手に期日を思い出してもらい、対応漏れやスケジュールの確認漏れを防ぐことができます。ビジネスシーンでの重要なツールであり、適切なタイミングで送信することで業務の円滑な進行をサポートします。
リマインドメールを送るタイミング
提出期限が迫っている場合
資料提出や納品物の締め切りが近づいている場合、期限の再確認を行うリマインドメールを送ります。通常、送信のタイミングは期限の2～3日前が適切です。これにより、相手が未対応だったことに気付き、期限に間に合わせることができます。
会議やアポイントメントの前
取引先とのアポイントメントや社内会議の日時を再確認するためにリマインドメールを送ります。この場合、予定日の2～3日前に送信するのが理想的です。これにより、相手に対して丁寧な印象を与え、予定を忘れずに確認してもらえます。
イベントや食事会の出欠確認
社内外のイベントや食事会の出欠確認を行うためにもリマインドメールは有効です。送信のタイミングは予定日の2～3日前が適切です。これにより、相手が出欠の回答を忘れることなく、スムーズに準備を進めることができます。
リマインドメールの書き方
件名
件名は具体的かつ簡潔に書きます。例えば、「〇月〇日会議のご案内」や「【再送】資料提出のご確認」など、用件と日付を明確に記載しましょう。これにより、相手がメールを開いた瞬間に内容を把握しやすくなります。
挨拶
メールの冒頭には簡単な挨拶を入れます。「いつもお世話になっております。株式会社〇〇の△△です。」のように、相手に対する感謝の気持ちを示すことで、丁寧な印象を与えることができます。
本題
本題では、リマインドすべき内容を具体的に記載します。「〇月〇日までにご提出いただく予定の資料について、進捗はいかがでしょうか。」など、具体的な期限や進捗状況を尋ねると良いでしょう。相手に催促されていると感じさせないように、あくまで確認のためというニュアンスを強調します。
締めの挨拶
メールの結びには相手を気遣う文言を入れます。「お忙しいところ恐縮ですが、ご対応よろしくお願いいたします。」や「お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。」など、相手に対する配慮を示しましょう。
リマインドメールの例文
提出期限のリマインドメール
件名：資料提出のご確認（〇月〇日まで）
本文：
株式会社〇〇
△△様
いつもお世話になっております。株式会社□□の◇◇です。
〇月〇日締切の資料提出について、念のためご確認させていただきます。
ご進捗状況はいかがでしょうか。何かご不明点やお困りのことがございましたら、お気軽にお知らせください。
お忙しいところ恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。
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署名
会議やアポイントメントのリマインドメール
件名：〇月〇日の会議について（再確認）
本文：
株式会社〇〇
△△様
いつもお世話になっております。株式会社□□の◇◇です。
〇月〇日の会議について、再度ご連絡いたします。
日時：〇月〇日（〇）〇〇：〇〇～
場所：弊社2F会議室
ご不明点がございましたら、ご連絡ください。
お忙しいところ恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。
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署名
イベントや食事会のリマインドメール
件名：〇月〇日のイベント出欠確認（再送）
本文：
関係者各位
お疲れ様です。××部の◇◇です。
〇月〇日（〇）の社内ランチ交流会の出欠確認の件でご連絡いたします。
出欠の回答期限が〇月〇日（〇）となっております。
お忙しい中恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
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署名
リマインドメールのポイント
簡潔にわかりやすく
リマインドメールは簡潔に、わかりやすくまとめることが重要です。文章が長くならないように工夫し、必要な情報を明確に伝えましょう。
誤字脱字の確認
誤字脱字がないか必ず確認しましょう。特に、日時や場所などの重要な情報が正確であることを確認することが重要です。
丁寧な言葉遣い
リマインドメールは、相手に対する配慮を忘れず、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。クッション言葉を使用し、相手に不快な印象を与えないようにします。
適切なタイミングで送信
リマインドメールは、相手が予定を確認できる適切なタイミングで送信しましょう。通常は予定日の2～3日前が理想的です。
まとめ
リマインドメールは、ビジネスシーンで非常に重要なツールです。適切なタイミングで、丁寧な言葉遣いで送信することで、相手に対する配慮を示し、業務を円滑に進めることができます。今回紹介した書き方や例文を参考にして、効果的なリマインドメールを作成してください。
