1. 会議の流れを事前に計画する。全ての会議で、次のフォーマットで達成目標を明確化する。「この会議の結果、参加者は〇〇をすることにより〇〇を達成する」。この空欄を埋められるまで会議を開いてはいけない。このステップを踏めば、1回の会議につき17分の時間を節約できる。
2. 要領を得た議題書を作成する。議題書には（1）会議のテーマ（2）このテーマを議論する理由（3）会議で達成したいこと（4）参加者が行うべき事前準備、の4項目を明確に記す。これを使って会議に価値をもたらす人とそうでない人を特定し、中核チームの人数を増やし過ぎないようにする。参加を依頼しようと考えている人について「この人が提供できる特別な見識や力は何だろう？ それを得るにはこの会議が最適なのか？」と自問する。相手によっては、会議以外で話す方が生産的かもしれない。例えば、分析者に外部専門家としての役割を与え、専門知識が必要なときだけ相談することも可能だ。
3. 事前に意思決定方法を定める。基本的な意思決定モデルは4つある。力を基準としたもの（「投票で決めよう」）、権限を基準としたもの（「第三者の外部専門家に決めてもらおう」）、利害関係を基準としたもの（「中間地点へと歩み寄りましょう」）、関係性を基準としたもの（「けんかは嫌なので、あなたの好きにさせましょう」）だ。力を基準として意思決定する場合はそのことを事前に決めておき、確立されたルールにのっとって進める。
4. ホワイトボードなどに中心となる問題を書き出し、それに焦点を当てることで、全員が机をはさんでにらみ合う状況を避けて参加者の公平性を確保する。個人の考えを全員紙に記入させ、リーダーが集めて整理・共有するノミナルグループ法を使い、おとなしいメンバーの意見を引き出しつつ、挑戦者や分析者タイプの強い個性を抑える。
5. 会議の最後に必ず「意思決定マトリクス」を作り、全チームメンバーに「個人的に、何をいつまでに達成するか」を聞く。会議の結果を明白にすることで、責任が促される。
6. 時折、次の3つの質問をしてチームの意見を聞き、会議の質向上に努める。1つ目は事前に定めた目標の達成度。ネガティブな反応が返ってきたら、会議の開催理由や、会議の目的にどれだけ集中できているかを再確認する。2つ目は、会議でもっと増やしたいこと、会議でもっと減らしたいことは何かだ。この質問をすれば、メンバーはより積極的に発言し、会議に参加するようになる。3つ目は、この会議の宿題だ。この質問は意思決定マトリクスの一部にもなるが、参加者全員が自分の責任分野を明確に把握しておくことが肝心だ。
