依頼を文書に残す
依頼が口頭でなされた場合は、自分の理解した内容を確認する短く中立的なメールでフォローアップするとよい。目的は明確化と記録の作成である。たとえば「先ほどのお話を正しく理解できているか確認させてください。最終報告書からその数字を削除してからクライアントに送るということでよろしいでしょうか」といった具合だ。
書面でのフォローアップは、行動に移す前に上司が自分の解釈を訂正する機会にもなる。後になって指示内容について食い違いが生じた場合にも役立つ。メモは事実に基づいたものにとどめ、保持する権限のない会社の機密情報を持ち出したり転送したりしないよう注意すべきである。
反発する前にリスクを検討する
声を上げることには代償が伴うことがある。特に相手が自分より上の立場にある場合はなおさらだ。TalentLMSの新しい調査では、従業員の25%が、懸念を提起した同僚が左遷されたり処分されたりするのを見たことがあると回答しており、21%は自分自身が報復を受けた経験があると答えている。さらに42%は、声を上げると「扱いにくい人物」というレッテルを貼られるのではないかと懸念していた。
とはいえ、沈黙を貫くべきだという意味ではない。むしろ、どう対応するかを決める前に、力関係を慎重に考慮したい。上司がどれほどの権限を持っているか、同様の行為が以前にも黙認されてきたか、そして会社に懸念を提起するための信頼できる仕組みがあるかを検討する必要がある。TalentLMSのレポートが指摘するように、「従業員は偶然に沈黙するわけではない。沈黙することを学ぶのだ」。
対応の仕方を決める
依頼内容とリスクを理解したうえで、キャリアを守りつつ、できるだけ事を荒立てない対応を選びたい。質問するのもよいし、懸念を率直に伝えるのも、方針を指し示すのも、同じ目的を達成する別の方法を提案するのもよい。
たとえば「その情報の提示の仕方は誤解を招く可能性があるので、気が進みません」や「その変更を行う前に、当社の報告ポリシーと整合しているか確認させてください」といった言い方ができる。問題が深刻であれば、法務、コンプライアンス、あるいは別の適切な部署に意見を求めるべきかどうかを尋ねるとよい。節度ある対応は、上司に再考の余地を与えつつ、自分の懸念を明確に伝えることにつながる。
