多くのビジネスリーダーにとって、課題は野心の欠如ではなく、時間の不足だ。会議、メール、承認、そして予期せぬ要求に追われ、最も生産性の高いエグゼクティブでさえ、手が回らなくなることがある。幸いなことに、優先順位の付け方、権限委譲、スケジュールの組み立て方を少し変えるだけで、1週間のうちに大幅な時間を節約することができる。
ここでは、Forbes Business Councilのメンバー20人が、忙しいリーダーが数時間を取り戻し、最も重要な業務に集中するための実践的な時間管理戦略を紹介する。
1. 受信トレイに支配される前にカレンダーを主導する
優れた時間術は、受信トレイをチェックする前に最優先事項をスケジュールに組み込むことだ。1日のうちで最も重要な3つの成果を特定するために15分を費やし、最も重要なもののために時間を確保する。メールに反応するのではなく、カレンダーを主導することで、忙しいリーダーは毎週簡単に3〜5時間を取り戻すことができる。 - ナヴジョット（ナンシー）・キンダ（医学博士）氏、Navjot Khinda MD PLLC
2. 他人ができる仕事は自分でやらない
私は、自分のToDoリストにあるすべてのことを自分がやる必要はない、という事実を受け入れている。自分独自の専門知識を必要としないタスクであれば、委譲するか外部委託する。それには、食料品を配達してもらったり、チームメンバーに電話対応を依頼したり、他の人でも同様に効果的にこなせる仕事を割り当てたりすることが含まれる。信頼できるチームを構築し、そうしたタスクを委譲することで、時間を取り戻すことができる。リーダーとして、必要な成果を上げるためにすべてのタスクを管理する必要はないのだ。 - ブリタニー・スティーブンス氏、Phillips & Associates
3. 会議用と集中業務用の専用日を設ける
カレンダーをタイムブロックする。私は特定の日に会議をスケジュールし、それ以外の日は集中業務のために確保している。境界線を引かなければ、小さな割り込みによって毎週何時間も消費されてしまう。類似のタスクをまとめることで、コンテキストスイッチング（状況の切り替え）を減らし、生産性を高め、無理に頑張らなくても週に3〜5時間を取り戻せることが多い。 - ジェシカ・ストラウド氏、Midwest Insurance Solutions
4. カレンダーの空き時間を戦略的資産として扱う
カレンダーを監査し、自分が参加する必要のない会議を特定する。多くのリーダーは、自らがもたらす価値が限られている議論に、毎週何時間も費やしている。集中業務のために1日わずか30分を確保するだけでも、毎週数時間の余裕を生み出すことができる。カレンダーを誰でも歓迎する招待状としてではなく、戦略的資源として扱うことで、時間は管理しやすくなる。 - マイク・ヴィエトリ氏、AmeriLife
5. 意思決定をまとめてコンテキストスイッチングを減らす
類似した意思決定をまとめて処理する。状況を何度も切り替えることはコストが高い。承認、メール、定型的な意思決定を専用の時間ブロックで処理することは、大半の生産性ツールを使用するよりも多くの時間を生み出す。 - ニティン・グプタ氏、QRCodeChimp
6. 自分が承認のボトルネックになるのを防ぐ
タスクだけでなく、意思決定も委譲する。あまりにも多くのリーダーが承認のボトルネックになっている。チームがすべてのことにあなたの承認を必要とするなら、あなたは彼らのペースを遅らせ、自分自身の仕事を増やしていることになる。明確な方針を定めることは、予定の詰まったカレンダーよりも多くの時間を節約する。 - ダグ・デナーライン氏、Betterworks
7. 新しい仕事を引き受ける前に自分の時給価値を知る
自分の時間の価値を理解する。あなたの価値は時給50ドル（約1万未満円）か、500ドル（約8万円）か、あるいはそれ以上か。それを判断した上で、タスクと予定表を見直し、自分に問いかけてみる。これらのことは、自分の価値に見合うものか。2つ目の問いは、組織における自分の立場を考慮した上で、これらに自分が個人的に関与する必要があるか、ということだ。答えが「いいえ」であれば、適切な人に委譲する。答えが「はい」であれば、アイゼンハワーマトリクス（重要度／緊急度）を使って活動の優先順位を決定する。 - ジェイソン・バラード氏、Soar Higher Coaching & Training
8. 最良の思考力をビジネスの最優先事項のために残しておく
ピークの時間帯にメールをまとめて処理するのはやめる。ほとんどのリーダーは、朝一番に受信トレイをチェックすることから一日を始めがちだが、これでは最も冴えた思考力を他人の優先事項に明け渡すことになる。メール処理は午後の決まった2つの時間枠に移動させ、一日の最初の2時間は、ビジネスを実際に前進させる仕事のために確保する。 - マイク・エール氏、Finparency
9. 朝の超生産性の力を活用する
一言で言えば「朝の超生産性」だ。これは私のキャリア15年目にして見つけたゲームチェンジャーである。午前9時に正式な業務日を始める時点で、最も難しい仕事がすでに終わっているとわかっていることほど素晴らしいことはない。起きて、座って、電話、会議、SNSに触れる前に、完全に集中して、最も戦略的または困難なタスクにまず取り組む。通常の2倍の速さ、2倍の明晰さで完了し、その勢いが一日の残りの時間へと引き継がれる。 - ドロタ・セデク氏、Alterland SA
10. 週の前半に成果を前倒しする
リーダーが犯す時間管理上の最大の過ちの一つは、最も重要な業務を週の5日間に分散させてしまうことだ。週の前半に前倒しする。月曜日から水曜日にかけて、最も重要な会議や戦略的業務をスケジュールする。木曜日は未解決事項の処理に充て、金曜日は翌週の準備に充てる。これによって労働時間が必ずしも減るわけではないが、集中力と全体的な実行力は劇的に向上する。毎週、達成感を抱き、翌週への準備が整った状態で週末を迎えることができる。 - オースティン・スペック氏、Titan Brands
11. 自分の判断が実際に必要とされている場所を監査する
毎週、意思決定の監査を実施する。自分の関与が結果を左右しない会議、メール、承認を特定し、それらを委譲、一括処理、または排除する。リーダーは、もはや自分の判断を必要としない意思決定にとどまり続けることで、何時間も失っている。権限を再設計したときに、時間が戻ってくる。 - ムハマド・アリ・リファイ氏、Blue Mountain Psychiatry
12. 現状維持ではなく、影響力の大きい業務に時間を費やす
最善の時間術の一つは、優先度の高いプロジェクトに集中し、可能な限り小さなタスクを委譲することだ。リーダーは、他の人でも効果的にこなせる仕事に時間を費やしすぎることが多い。最も大きなインパクトをもたらす活動に集中し、他の人々に日常的な業務を管理する権限を与えることで、チーム全体の生産性を向上させながら、毎週数時間を取り戻すことが可能になる。 - イーアン・ウェスト氏、Montage Media Production Company
13. 意思決定、会議、エネルギーをダイエットさせる
私には3つの方法がある。意思決定ダイエット：繰り返される意思決定の20%を排除、自動化、または委譲する。微細な選択肢を減らし、認知的帯域幅（脳の容量）を広げる。会議の圧縮：15分および30分の会議にのみ出席する。対面や意思決定を伴う会議の前には、ビデオや音声によるアップデートを用意しておく。エネルギーブロッキング：生物学的なピークパフォーマンスの時間枠に基づいてスケジュールを組む。女性のエネルギーは生理による異なるサイクルに従うためだ。 - アナベル・フォン・プロイセン＝テルネス・フォン・ハットブルク教授（博士）、Lavivee, We Empower
14. 自分のカレンダーを一流リーダーたちのカレンダーと比較する
より優れた時間術は、タスクからタスクへと追われる管理をやめることだ。AIツールを活用して一流のCEOがどのように時間を使っているかをベンチマークし、それを自分のカレンダーと比較して、必要な変更を実行する。客観的なフィードバックを得て調整し、より長い、まとまった時間枠でタイムブロックする。直感に反するように思えるかもしれないが、受動的な時間枠を意図的な時間枠に置き換えることで、本当の時間を取り戻すことができる。 - ジュリア・ラファル＝ベア氏、ILO Group
15. 最初の1時間を交渉の余地のないものにする
最初の1時間を死守する。メールや依頼が殺到する前に、物事を実際に動かす業務に1時間を費やす。受動的な仕事は常に発生するが、私がこれまで見てきた最も有能なリーダーたちは、前夜に最も重要なことを決定し、例外なくそれを最初に実行している。その規律が積み重なり、1週間の中で本当に取り戻した時間となる。 - サイード・アミディ氏、Plug and Play
16. 単一集中の規律を極める
最大の利益をもたらすものを見極め、優先する方法を学ぶことだ。そのうえで、その1つの高利益な優先事項だけに集中する十分な規律を持つ。つまり、私たちの時間を奪う周囲の何百もの気晴らしを無視することを学ぶ必要がある。気晴らしの誘惑に屈すれば、最重要の優先事項に集中する利益は薄まってしまう。 - ドン・ウェバー氏、DR WEBER COACHING
17. 自分と邪魔なものの間に人的フィルターを置く
私が下した最善の決断の一つであり、これによって毎週細々とした業務に費やしていた多くの時間を取り戻し、生産的な時間へと変えることができたのは、ゲートキーパー（門番役）を雇ったことだ。この極めて貴重な人物は、次から次へと舞い込む依頼、情報、質問などをフィルタリングし、私の関与なしに多くの未解決の問題を解決することで、私の効率を高めてくれる。そして、私が対処することが不可欠な緊急のToDo、決定事項、課題だけを転送してくれる。 - デビッド・レニハン（博士）氏、Tiber Health
18. スキマ時間を生産的な微小な時間に変える
私は、SNSの送信や原稿作成など、スマートフォンで完了できるすべてのタスクを、会議の合間や移動時間に行っている。その結果、メインの時間を増やすことができ、会議の準備や新たなアイデアの考案により多くの時間を充てられるようになる。 - 苅田高広氏、UNIFY PLATFORM AG
19. 最初に「大きな石」をカレンダーに入れる
経験に裏打ちされた私の時間術は、手帳で週ごとに計画を立てることだ。最も重要なタスクである「大きな石」を最初にスケジュールに入れ、その周りに小さなタスクを収めていく。仕事の計画を立てないリーダーは、結果として非効率的な仕事を計画していることが多い。準備こそが効率的な時間管理の鍵だ。午前中を死守する。メール処理は午前10時前に限定し、その後は深く集中した実行へと移行する。 - ボヤン・イリッチ氏、Swiss Security Solutions LLC
20. 意思決定の圧縮を通じて集中力を守る
タイムバッチング（時間のひとまとめ化）と意思決定の圧縮を活用する。一日中受動的に対応するのではなく、類似したタスク（メール、承認、進捗状況の確認）を設定した時間枠にまとめる。明確な基準を定め、価値の低い意思決定は委譲するか延期する。これにより、隠れた最大の時間浪費源の一つであるコンテキストスイッチングが減少し、価値の高い業務のための集中時間を確保することで、通常は毎週3〜5時間を取り戻すことができる。 - リチャード・パウエル氏、APC Holdings, LLC
