企業が内部効率の改善を目指す際、重要な考慮事項の一つが予算である。非営利団体のような小規模組織では、わずかな変更でも高いコストがかかることがあり、投資を動きに変える明確な計画と戦略がなければ、長期的に実現可能または持続可能とは言えないことが多い。
そこで、フォーブス・ノンプロフィット・カウンシルのメンバー18名が、非営利団体の専門家が予算を圧迫することなく組織の効率性と有効性を高める方法について議論する。
1. ミッションを最優先に考える
効率性とは、少ないリソースでより多くのことをするということではない。人材とシステムに投資し、重複を減らすためのパートナーシップを構築し、事業コストについて資金提供者に率直に伝えることだ。ミッションが選択を導くとき、すべての資金が組織の回復力を構築し、影響力を深める。 - パトリシア・マキルリーヴィ氏、災害フィランソロピーセンター
2. 現在の予算を評価する
テクノロジー、施設コスト、人員レベルなど、予算のすべての領域を見直す。最も時間を要するタスクを特定するための時間調査を実施し、人的資本とテクノロジーの活用を改善するための革新的な方法を模索する。これにより、サービスのアウトソーシングの機会も明らかになり、コスト削減と効率性の向上につながる。 - ティアラ・グリーン氏、アクセシア・ヘルス
3. 合理化と戦略的パートナーシップに焦点を当てる
コスト上昇は、非営利団体が情熱だけで運営することをやめるための警鐘である。効率性は、スケーラブルなシステム、データ駆動型の意思決定、リーダーシップ能力への投資から生まれる。業務を合理化し、パートナーシップを活用することで、影響力を犠牲にすることなく、より少ないリソースでより多くのことができる。 - ローレン・ライリー氏、グラティテュード・ネットワーク
4. テクノロジーを活用する
非営利団体は、マルチタスクに長け、限られたリソースを最大限に活用できる非常に効率的な人材によって支えられている。適切なテクノロジーの活用は、この精神をさらに活かし、組織の効率性を高めることができる。テクノロジーのニーズと適切なソリューションのロードマップを、スタッフの賛同を得て作成することは、非営利団体にとって非常に価値がある。 - ネハ・ギル氏、アプナ・ガル（私たちの家）
5. AI（人工知能）ソリューションを検討する
AIと友達になろう。ほとんどの管理業務の時間と労力を短縮できるAIを活用したツールが多数ある。例えば、私たちはマーケティング活動の強化やデータ分析にAIを使用している。多くの人がAIの使用を恐れているが、これらのツールができることを理解するための措置を講じることで、リーダーはチームの時間とエネルギーを解放し、より戦略的で影響力のあるタスクを実行できるようになる。 - マグダレナ・ノヴィツカ・ムーク氏、ICF（国際コーチング連盟）
6. ゼロベース予算を実施する
毎年、スタッフを含む予算全体を見直している。非営利団体は、すべての資金が適切に使われ、すべてのリソースがミッションに集中していることを確認する必要がある。冷酷に聞こえるかもしれないが、優れたリーダーは、組織のニーズと目標を満たさないプログラム、経費、スタッフを排除する必要がある。 - パトリック・リカーズ氏、ドライビング・フォース・インスティテュート
7. 理事会メンバーの助けを求める
役割を支援できる理事会メンバーを特定することで、理事会に頼る。私は、非営利団体が私たちの才能を適切に活用していない多くの理事会を見てきたし、そのような理事会のメンバーでもあった。私たちは単にお金を見つける人々以上の存在であり、仕事の専門知識も持っている。 - ロンダ・ヴェテレ氏、ラウレウス・スポーツ・フォー・グッド
8. 業務プロセスを定期的に監査する
毎年業務プロセスを監査し、最新のテクノロジーとベストプラクティスで標準業務手順を更新する。また、どのプロセスが本当にミッションクリティカルかを判断する。付加価値の低い作業や、コストがかかる、または冗長なアプリケーションを中止する。 - アーサー・ミルズ IV氏、ミルズ・マネジメント・グループ
9. すべての資金を影響力に結びつける
すべての資金が影響力に結びついていることを確認することで、より効率的に運営している。その規律により、リソースを薄く広げることを防ぎ、資金が直接ミッションの推進に向けられることを保証する。 - グレゴリー・ジョンソン氏、ミッドサウス財団
10. チームにフィードバックを求める
まず、チームに彼らがどこで行き詰まりを感じているか、またはどのタスクが時間の無駄になっているかを尋ねることから始める。そして、それらの課題に対処することに集中する。これらの内部的な障害を解決することで負担が軽減され、より速く、より遠くに進むためのエネルギーが解放される。さらに、より良い気分でそこに到達するというボーナスポイントも得られる。 - ルシアナ・ボニファシオ氏、セーブ・ザ・チルドレン
11. ミッションの影響力の最大化を優先する
非営利団体は、コスト上昇の中でタスクを自動化するためのテクノロジーを採用し、他の組織とパートナーシップを組んでリソースを共有し、実証された影響力を提供するプログラムに資金を集中させることで、より効率的に運営できる。効率性とは、単に経費を削減することではなく、ミッションの影響力を最大化することを意味する。 - サラ・エバンス氏、ウェル・アウェア
12. システムとワークフローに投資する
非営利団体には、管理負担を軽減し、組織データの中心的な情報源を作成する、合理化された統合システムと自動化されたワークフローが必要である。適切に維持され、統合されたシステムと、クリーンで正確かつ完全なデータは、業務をより効率的かつ効果的に運営するのに役立つ。 - ビクトリア・バークハート氏、モア・ザン・ギビング・カンパニー
13. すべての経費を組織の整合性に結びつける
コスト上昇は、より鋭い組織の整合性を要求する。戦略的計画、資金調達の優先事項、目標、スタッフの時間は、測定可能な成果に結びついていなければならない。「会議にはどれくらいのコストがかかっているか？」と問うことから始める。内部業務の真のコストを、資金、時間、失われた機会の観点から追跡すると、結果を推進するものと、最高のROIを得るためのリソース配分の最良の方法に集中できる。 - カレン・コクラン氏、フィランソロピー・イノベーターズ
14. 経費を削減する
重要でないものを合理化し、プロジェクトやサービスをフリーランサーや地元の専門家に委託する。ソーシャルメディア、マーケティング、資金調達などの機能のギャップを埋めるためのボランティア理事会を構築する。40人のフルタイムスタッフを維持する代わりに、15人のスタッフと15人の請負業者またはボランティアだけが必要かもしれない。地元の大学や専門学校へのアウトソーシングは、新興の才能を見つける素晴らしい方法である。 - エリン・デイビソン氏、デイビソン・コンサルティング
15. 仕事の設計にウェルビーイングを組み込む
非営利団体が効率性を高める最良の方法は、仕事の設計にウェルビーイングを組み込むことである。バーンアウトと離職はコストがかかる。心理社会的危険に対処し、信頼を育むことでリソースを節約し、影響力を持続させる。健康なスタッフはより質の高い仕事を提供するため、ウェルビーイングは最も賢明な効率性への投資の一つである。スタッフのウェルビーイングをアウトソーシングするという罠に陥らないようにしよう。 - ケイト・ロバーツ氏、ワールド・ビジョン・インターナショナル
16. 制約を触媒として扱う
コスト上昇は、単なる削減ではなく、明確さを強制すべきである。すべての活動を影響力にマッピングし、その後、容赦なく優先順位をつける。繰り返し可能なものを自動化し、周辺的なものをアウトソースし、チームだけが独自にできる仕事を保護する。効率性とは、より少ないリソースでより多くのことをすることではなく、目的を持ってより少ないことをし、他のすべてを手放すことである。 - チェリアン・コシー氏、キンドサイト
17. レビューのチェックポイントを組み込む
戦略的計画プロセスにレビューポイントを組み込み、各活動がまだミッションに役立っているかを一時停止して評価する。パフォーマンスが優れているものに再投資し、うまく機能しているものを簡素化し、成果を出していないものを削除する。効率性に焦点を当てるには、最新の魅力的なものよりも、かなりの警戒心が必要である。また、手放すには勇気も必要である。それはより多くのことをするためのよりスマートな方法を見つけることである。 - マイケル・ベラヴィア氏、ヘルプグッド
18. 組織への継続的な投資にコミットする
非営利団体にはできないし、それが実際に修正する必要があることだ。非営利団体は、適切な量の運営リソースとインフラに投資した場合、より効率的に運営し、より持続可能に成長し、より多くの資金を調達する。近道はない！組織のエンジンにガソリンを入れることで投資しよう。 - シェリー・クアム・テイラー氏、クアムテイラー
