経費管理クラウドのリーダーとして急成長の秘密
コンカーは、世界150カ国以上で約51,000社の出張・経費精算業務を支援するリーディングカンパニーだ。全世界の7,800万人以上が利用している。日本でも採用企業グループ数は1,500(2022年6月末現在)を超え、8年連続トップシェア(出典:ITR「ITR Market View:予算・経費・サブスクリプション管理市場2022」経費精算市場:ベンダー別売上金額シェア(2014~2021年度予測))を占める間接費管理クラウドのリーダー的存在である。そのコンカーを率いるのが、三村真宗代表取締役社長だ。
日本法人が設立されたのは2010年。準備期間を経て、2012年2月に販売を開始してからわずか10年余りで破竹の快進撃、その強さの秘密は何なのか。
「急成長には3つ要因があります。まず、日本企業の要望に徹底的に合わせた機能づくりです。まず着手したのが、交通費精算の機能拡充でした。欧米では電車通勤が日本ほど一般的ではなく、機能が弱かった。日本から要望を上げて開発しました」
日本市場は、世界とビジネス上の習慣も異なり、カスタマーからの要求水準は非常に高い。そんな日本市場への普及は挑戦しがいがあるマーケットだと言う。
「日本市場への普及のためにやっていることは色々ありますが、近年ではSuicaとのデータ連携。いままでは社内で読み取り機を用意して、それにタッチしConcur Expenseにデータを送っていましたが、いまでは改札を通るとデータが送られてくる、高速道路のETCのように通過するだけで精算ができるようになりました。また、GO、S.RIDEなどのタクシーアプリやPayPayとのキャッシュレス決済連携、SanSanなどの名刺データとの連携など、日本独自の機能を次々と展開しており、そうした取り組みが評価されていると思います」
「2つめが、規制緩和ですね。創業当時から、海外では領収書をスマートフォンのカメラで撮って、経費精算ができたが、日本ではできなかった。海外との生産性の格差は開くばかり、という問題意識から規制緩和を政府に働きかけてきました。最初は門前払いでしたが、平成28年度、領収書の画像データが紙の代わりになるという規制緩和が発表され、日本にも海外先進国並みの土壌ができあがりました」
そして、最後の秘密はコンカーが誇るもうひとつの顔だ。「3つめは、企業文化づくりに注力したこと。コンカーは「働きがいのある会社ランキング」(Great Place to Work® Institute Japan主催)の中規模部門で、5年連続トップとなっています。女性や若手にとっての働きがい部門でも同様で、働きがいを高め、社員に伸び伸びと働いてもらうことが業績に直結したと思います」
DXとはデジタルで業務改革を行うこと。それにはまず間接業務から
近年、DXの必要性が強く叫ばれている。多くの企業が、デジタル化なくしては生き残れないとその取り組みに躍起だ。「最近では、CDXO(Chief Digital Transformation Officer:最高DX責任者)という役職の方も増え、日本もついてにデジタル化に本気で取り組む時代になりました。ただ、一方で、どこからDXを始めるべきか、DXの方向性が漠然としていて暗中模索。DXの実態は、単にシステムをデジタル化しているだけのケースが非常に多い。DXが単なる“Transformation of Digital” になっています」
デジタルはあくまで手段、目的ではない。本来、目指すべきは業務改革だ。デジタルではなく、業務をTransformationする、つまりDXの本質は“Business Transformation by Digital”であり、デジタルで業務改革を行うこと。それには、まず間接業務から取り組むべき、と三村は言う。
「経費精算という間接業務は、全社員が行う業務だということがポイント。ある企業のCIOに言われました。DXを推進しても、そのシステムを使う一部の社員しか業務改革の恩恵を享受できない。一方、経費精算などの間接業務は非常にアナログで、人力や紙が残りがちな業務領域なので、DX推進による変化を感じやすく、全社員が業務改革を実感できる。非常に具体的な形でDXを体感でき、意識改革につなげられる。だから、とても重要な取り組みになっている、と」
間接業務から取り組むべき理由のもう1つは、間接業務という業務の特性にある。業務を直接業務と間接業務に分けた場合、直接業務は各社千差万別、独自に同業他社を出し抜く必要のある領域であり、個社ごとにDXのあり方を考えなくてはならない。
「ここで詰まってしまう企業は多いです。結果としてちょっとデジタル化しただけで終わってしまう。逆に間接業務は付加価値を生む業務でもなく、法令にあった処理がされているかが重要で、自社の特異なやり方は必要ない。DXでベストプラクティスを目指すのが最も効率的。いかに業務を変革できるか、いかに早く使いこなすかが、DX成功のキーとなります」
最も効果が出やすい領域から改革に着手する、実に外資系らしい最短距離の発想だ。「コンカーのソリューションはベストプラクティスを内包しています。直接業務のDXで悩んでいる企業は多いですが、コンカーのベストプラクティスを使い、アナログ業務の多い間接業務の領域から、究極のデジタル化を進めていく。そして全社員にその業務を定着させることで、DXへの意識変革へとつなげていく。数年越しのDX構想の中で、コンカーをトップバッターに据えて、まずコンカーからやるという企業が非常に多いです」
5つのレスで「経費精算のない世界」を実現する
間接業務のDXを進めると“経費精算のない世界”がやってくる──。コンカーが目指しているのが、この“経費精算のない世界”の実現だ。経費精算に費やす時間は、職種により差はあるが、月に平均1時間前後だという。「やらないと経費が取り戻せない」からやるが、付加価値を生むはずもなく、必要悪な業務になっているのが実情だ。
「調査によるとビジネスマンは生涯52日を経費精算に費やしています。月末の多忙な時期に、汗をかいて経費精算をしている。提案書を書いたり、社内調整などに時間を使いたいと思いながら。だから、私たちは間接業務を自動化し、経費精算のない世界をつくりたいと思っています。そのために必要な法制度の整備やデジタル決済手段とのデータ連携を中心に、大規模な社会インフラとして整備し続けています」
さて、経費精算は、経費を使う→経費精算書を作成→申請→経費承認→払い戻し、という5つのプロセスに分解できる。これを、本質的になくせない業務となくせる業務に分けていく。
「業務上、経費を使う頻度は落とせても、なくなる、ということはありませんし、使った分が払い戻されることも必要。でも、経費精算業務自体はなくせると思っています。経費精算の現状は、現金で払って、経費情報を手入力、財布にパンパンに入った紙の領収書をのり貼り。承認にしても、管理職がちゃんと見ているかというと、しっかりチェックしないザル承認が多い。管理職承認の精度が低いので、経理部門が最後の砦として、労働集約的にチェックする業務に追われることとなり、大変な負荷がかかる。経費により生じる金銭的な損害はそれほど大きくはないが、社員一人ひとりの時間、心理的負担、管理職のザル承認によるモラルの低下、不正のリスク、経理部門の業務負担など、さまざまな副次的な問題を生んでいます。コンカーはこのような問題をデジタルを活用して解決し、経費精算をなくしたいと考えています」具体的には5つの「レス」で対応していく。
キャッシュレス/入力レス
従来は現金、または個人のクレジットカードで決済していた。その場合、会社としては経費情報を捕捉できない。従業員は労力をかけて、いつ、どこで、いくら使ったかを証明し、入力しているが、その経費が正しいのか?改ざんされていないか?そもそも支出の事実すらないのでは?そうした懸念をどうしても排除できない。
「国全体でキャッシュレスを推進しているのは素晴らしいことで、コンカーはこれを経費精算に応用していく、ビジネスキャッシュレス構想を打ち出しています。経費の発生源と直接連携し、使った経費は自動で登録されるため、入力は不要になる。入力レスにすることで、会社としてはデータを正しく把握、追跡、不正経費支出のけん制にもなる。コンカーは、あらゆるキャッシュレス決済手段とのデータ連携を進めています」
コンカーは、すでに主要5大ブランドの法人カード連携を皮切りに、近年普及しつつあるQRコード決済によるPayPayとのデータ連携、JR東日本のSuicaとの直接データ連携、さらにGOやS.RIDEなどタクシーアプリとの連携などを進めている。
ペーパーレス
三村が10年前に体験した、忘れられないある思い出を語る。「10年前、社長に着任して、米国本社に行ったとき、本社の人がスタバでコーヒーをおごってくれたんですよ。彼、支払いをコーポレートカードで済ませて、領収書をスマホで撮影して、そのまま捨ててしまったんです。当時、領収書が写真で済むという概念がなく、『捨てていいの?』と聞いたら、『日本では捨てられないの?』と逆に聞かれ、非常に情けない思いをしました。この状況を変えなくてはならないと、強く決意したのを鮮明に覚えています」
そこから3年ほどして、会社も落ち着き始めたのを機に、ロビー活動を開始。領収書の電子化が欧米に比べ大きく出遅れていると、政府、関係省庁へ働きかける日々が続いた。DXという言葉はまだなかったが、平成28年度にスマホ画像での経費精算解禁にこぎつけた。デジタル化した領収書が原本として認められ、領収書ののり貼りや保管が不要になり、ペーパーレスが進んでいる。
承認レス
経費の承認でよくあるのが、上長は手続き上、承認はしているが、業務の忙しさや経費規定の認識不足などで適正なチェックができていないというケースだ。そのため経理が1件1件チェックをするなどの負担を強いられている。キャッシュレス決済になれば、経費発生源から直接経費情報を取り込むため、金額や日付などの改ざんの余地がないので、手続き上の承認や経理の1件1件のチェックは不要になる。生産性向上と不正防止が可能だ。しかし、単にキャッシュレス決済の承認をなくしてしまうと、ガバナンス上問題が起こることもある。経費規定内の金額ではあるが、接待が過剰に繰り返されている場合などだ。
「経費データをその瞬間ではなく、蓄積して分析することで、特定のある社員が特定の相手に、特定の店で繰り返し過剰な接待を行なっているなど、疑わしい点が初めて発見できる。また、領収書を撮影したあと、使い回しをするケースもありますが、同日同金額なども同様に検知できます」
また、これら新しい仕組みを導入する前に、社員に経費規定遵守に関する誓約にサインさせるというケースも増えてきた。不正経費の支出をしません、違反があればすみやかに返金、罰則に服します、という形だ。
「現金決済が残る限り、不正が排除しきれないため、キャッシュレス決済を徹底する企業が増えています。データがコンカーに入ってくると、不正検知は二段構え。まずは、個別の経費申請の際、違反の発生有無をコンカーがチェックし、違反がなければ、払い戻しをする。次に、蓄積したデータでチェック。悪意のある人が払い戻しを受けたとしても、蓄積データから不正が発覚する。加えて誓約書により牽制を十分に効かせているため、不正を働く機会や動機を排除することができます」
運用レス
かつては、システムも運用業務もすべて全部社内で抱えていた。だがクラウドサービスはそもそも社外に存在するため、業務自体も社外に出してしまおうという発想だ。
「コンカーはユーザーの皆さまがより本業に近い、競争力を生み出す業務に注力すべきという観点から、クラウドサービス提供だけでなく、そのシステム運用や作業自体を引き受けています。例えば、経費のチェック。領収書の中身と入力データの突き合わせなどの単純作業を、本来なら高付加価値の仕事ができるような社員が行っている現状があります。効率も悪く、人件費を含めたコストは高止まりし、また、社員の働きがいも著しく劣化してしまう。コンカーは青森、長崎、沖縄、大連を拠点にアウトソーシングセンターをもち、デジタル武装した現地の人たちが高精度、高速、かつ低コストで業務支援しています。各社の本業でない間接業務を私たちが一括で業務支援するほうが、はるかに低コストで高精度の業務を行える──。というのが運用レスの考え方です」
大手企業向けと同様のサービスを中堅中小企業にも提供拡大
“経費精算のない世界”は企業規模に関わらず実現可能、と三村は言う。実際、コンカーの中堅中小企業への展開は加速している。
「大手企業での導入が先行していたため、コンカーは大手企業向けという理解が日本市場では強いものの、海外市場でみれば、中堅中小市場の方がはるかに大きい。国内でも、パートナー企業との連携を強化し、この市場へのビジネス展開を進めています。2016年には中堅中小企業向けの専用パッケージ、Concur Expense Standardの提供を開始しました。一部では、コンカーは機能が多く、利用料が高いという声もありますが、利用料は50ユーザーで最低29,000円という業界最安値(2022年6月現在)ですし、導入費用も無料。かつ短期間での導入が可能です」
廉価版でありながら、SuicaやPayPay連携、違反抑制の自動検知など、主要な機能は大企業向けパッケージと同等。現在、コンカーの売上個数でみれば、Concur ExpenseStandardが72%を占めており、システムレビューサイトの評価も高い。着実に“経費精算のない世界”の裾野は広がっているのだ。
さらに進む間接業務のDX出張も請求書も自動化へ
コンカーの間接業務DXは、経費精算(Concur Expense)、請求書(Concur Invoice)、出張(Concur Travel)という3つの領域から成る。ここまでは経費精算を中心に紹介したが、次は、請求書管理の自動化だ。この領域は、近年ニーズが急激に高くなっている。
「コロナ禍により、多くの部門が在宅勤務になったが、紙処理の多い経理部門だけは会社に来るというケースも少なくない。請求書は経理部門だけでなく、さまざまな部門に封書で届き、放置された請求書で支払い業務が遅延するなど、業務上支障が起きています。いかに請求書管理をデジタル化するかが、大きな課題として企業に重くのしかかっています」
もうひとつの潮流としては、2023年10月から施行されるインボイス制度もある。正確な処理が求められる請求書業務において、デジタル連携での入力の省力化、違反や不正の自動検出、蓄積データからの分析などがより必要性を増してくる。
「デジタルインボイスという概念で呼んでいますが、紙やPDFの請求書が来ても、AIやOCRを使って自動的にデータ化します。外注化したい場合は弊社ですべて請け負います。クリアホルダーで回覧していたものがすべて電子化され、承認もモバイルでできる。規定に関するチェックも自動化、予算に対するチェックも自動化。電子帳簿保存法に対応しているので、クラウド上に保存。蓄積データに対する分析も行うので、不正に対する大きなけん制効果が働きます」
領収書同様、紙の請求書原本の保管は不要となり、クラウド上にデータが保管される。これにより、監査の際も、ワンクリックで検索して閲覧が可能となる。また、強力な分析基盤を利用して、経費の透明性を上げ、不正のけん制にも役立てられる。
また、徐々にではあるが、出張が再開してきたことで出張管理のニーズも高まっている。海外出張の経費は航空機にしてもホテルにしてもそれなりの金額になるが、日本企業では出張予約の統制ができていない企業も多い。ネジ1本、ラインの歩数を1歩短くすることにも知恵を絞るメーカーですら、出張に関する管理には依然として問題を抱え、コスト削減余地が残っている。
「本来は、ビジネストラベルマネジメント(BTM)という手法で、出張の適正化を行うべきですが、日本企業はこの領域で欧米企業と大きな開きがある。欧米企業では、航空会社やホテルと企業が交渉、法人レートを決め、包括契約を行うことでコストを削減しています。日本では社員が勝手に予約する手法が一般的。個人の利便性を重視するあまり、高価格な海外出張となっているケースが少なくない。まだまだコスト削減余地があります」
近年では出張者の安全管理という観点からも出張の統制の必要性が謳われるようになってきた。しかし、勝手に予約されていると、いざというときに誰がどこにいるかもわからない。Concur Travelは、単なる予約ツールではなく、規定にあった適正な出張手配に社員を誘導できるシステムだ。同時に、企業としては出張者の安全管理もできる。コンプライアンス、コスト、安全管理を調和させた最適な出張手配を実現可能だ。
「出張のプロセスのすべてがデジタル化され、出張旅程なども紙で持ち歩く必要もなく、旅程管理のスマホアプリでチェックできます。コンカー上で出張手配すると、航空券、ホテル、レンタカー、タクシーなどの利用データが自動的に経費精算に引き継がれ、出張後の精算が自動化されます」
また、コロナ禍により、会議商談は対面でなくてもよいという共通理解が社会に生まれたことで、不必要な移動や出張を見直す、改善するという新しい動きが生まれている。
「企業のサステナビリティに関する意識の高まりを受け、出張で発生するCO2情報の把握に特に強い関心が生まれています。コンカーでは、出張で利用する飛行機、レンタカーなどで発生するCO2の総量を可視化できます。また、コンカーで削減した領収書枚数に応じて、植樹活動を進めるなどの活動も行っています」
最後に
「“経費精算のない世界”の実現は、まだ、道半ば」と三村は語る。請求書の完全自動化も実現したいし、出張管理の領域でも、ウィズコロナ時代の新しい出張のあり方を日本社会に提示していきたいと、意気軒高だ。最後に、日本企業が解決すべき今後の課題を聞いた。
「まず、DXへの意識改革。DXの果実を完全に享受できているビジネスパーソンはまだ少ない。まずは、アナログ業務の塊だった経費精算業務がどこまでデジタル化できるのかを体感してほしい。そして、DXの成功体験から全社員の意識変革を通じて、ほかの業務においても、デジタル化を極限まで突き詰めてほしい」
DXをRethinkする。三村にとっての答えは明らかだ。
「それから、日本企業、日本社会の生産性の問題。ホワイトカラーの生産性でみれば、OECD主要国では依然として、最下位レベルです。それを解消するための働き方改革やIT化が進んでいますが、生産性の改善というのは、これ一発で解決するという、銀の弾丸みたいな処方箋はありません。一つひとつ仕事の無駄を、人間がやらなくてもよい仕事を、デジタル技術を活用することで、標準化、自動化し、そして最終的には業務自体をなくしていく、この取り組みを積み上げていくことでしか実現しません。経費精算は本業とはまったく関係のない間接業務の最たるものだと思います。私たちは経費精算をなくす世界を社員一丸となって追い求めています。ぜひ、DXは間接業務から始め、徹底的なムダの排除と社員の生産性向上を通じた、企業競争力の最大化を目指していただきたいと思います」
三村真宗（みむらまさむね）◎慶應義塾大学法学部法律学科を卒業後、1993年4月に第一期の新卒社員としてSAPジャパン株式会社に入社。13年間の在籍中に社長室長、CRM事業本部長、戦略製品事業バイスプレジデント等を担当。2006年、マッキンゼー・アンド・カンパニーに入社し、金融、通信、ハイテク企業等の戦略プロジェクトに従事。2008年日本マイクロソフトを経て、2009年 ベタープレイス・ジ ャパン株式会社シニア・バイスプレジデント。2009年環境省資源エネルギー庁と共同でバッテリー交換式電気自動車および交換ステーションの実証試験、2010年経済産業省および日本交通株式会社と共同でバッテリー交換式電気自動車タクシーの実証試験を主導。2011年10月より現職。働きがいを重視した経営を実践。2018年に『最高の働きがいの創り方』を技術評論社から出版。
【コンカーが目指すDXとその先の世界】
＃１ 本記事｜いまDXをRethinkする。まず取り組むべき最良の選択は、間接業務からのDX。目指すは「経費精算のない世界」だ。
＃２ 公開中｜ 21世紀は「パーパス経営」の時代。資本主義からDXを駆使した「志本主義」へ
＃３ coming soon
