多くの担当者が頭を抱える問題
「正社員だけの組織よりも、正社員とフリーランスで構成された組織の方が今後伸びると思う。フリーランスの方が主体的にキャリアを選択している分、ワークエンゲージメントが高いという調査結果も出ているのだから」
こう語るのは、エン・ジャパン株式会社pasture（パスチャー）事業責任者の高澤真之介だ。
もし、高澤が語るように多くのフリーランスと組むことになったなら、課題になってくるのが煩雑な受発注業務だ。ただでさえ細かな気遣いのもとに成り立っている業務も、登場人物が増えるとなかなか追いつかなくなる。
例えば、請求書の確認・処理は、フリーランスが増えることに比例して増加する。また、タスクの進捗状況が見えにくくなり管理漏れも起きやすい。働き方が柔軟になればなるほど、経理に負担がかかってしまうのだ。実はこれ、すでに今の時代でも多くの担当者が頭を抱えている悩みでもある。
そんな時代に開発されたのが、pastureだ。企業とフリーランス間に発生する、契約、発注、請求、支払い等の管理を一元管理できるエン・ジャパン株式会社提供のフリーランスマネジメントシステム。pastureの魅力は主に2つある。
■契約パートナーのリスト機能
まずは、「契約パートナーのリスト機能」がある。取引があるパートナーのこれまでの発注・請求実績がリスト化されており、社内の誰が担当者であるかが確認できる。担当者が代わっても大きな引き継ぎが発生しないのが特徴。パートナーを評価する機能もある。
pastureでは、フリーランスや協力会社の方を「パートナー」と呼称する。これは、受発注の関係から、一緒に同じ方向を向いて仕事して欲しいという思いからだ。
■受発注から請求までの円滑化
「発注書の自動発行・送付機能」は、タスクを発注すると自動的に発注書がパートナーに送られる。デジタル上でパートナーは承認を行い、それらの履歴がすべて残るので発注・振込のトラブルを防止することになる。
「請求書の発行」も同サービス上でできる。請求書の作成・発行に対して、締め切り日前に自動でリマインドが行われる。企業側から請求書発行もできるので、負担となりがちなパートナーへの請求書催促の手間が省ける。
パートナーのタスクの進捗状況が一目瞭然で確認できるのも大きな特徴。経理担当者だけでなく、案件の担当社員、パートナーのそれぞれが状況を理解できるのだ。
pastureには、「SlackやChatWorkをはじめとし、電子契約ツール、会計ソフト、CRM、支払いサービスなどの外部サービスとの連携」があり、pasture上での更新状況を通知することで、発注や請求書の作成・発行などの漏れを防ぎ、双方のストレスを軽減する。
実際にForbes JAPAN編集部でも同サービスを導入している。日常的にpastureを使うライフスタイル編集部の諏訪ゆかり、経営企画室の太田りさが、高澤と共に、pastureを使ってのデジタルトランスフォーメーション実現のプロセスを振り返った。
作業効率化だけでなく信頼関係も改善
高澤真之介（以下高澤）：まずは開発の経緯についてお話させてください。以前、私はエン・ジャパンで業務委託として働いていました。そのなかで発注・請求書のやりとりに課題感を持ったのです。
例えば、円滑に仕事が進んでいても、契約書が来ないから仕事がペンディングしてしまう。プロジェクトベースで仕事をしているから、本当はその必要はないのですが、どうしても社外の人だと様子を見るかたちで待ってしまう。その時間がもったいない。
また、そもそも請求書をつくるのも大変ですし、受け取る企業側もそれぞれのフリーランスが違ったフォーマットで送ってくるので、作業が煩雑ではないかと思っていました。受発注データという重要なデータでもあるにも関わらず、デジタル化されていないことにも疑問がありました。
その後、社内で事業の提案をする機会があり、pastureが採択されたのです。無事、サービス化されて現在は多くの企業が利用しています。利用いただいている分野は関わるフリーランスの人口に比例していて、ビジネスコンサルタントをはじめ、ライター、デザイナー、カメラマン、エンジニアとお仕事をする会社が多いですね。
太田りさ（以下、太田）：私たちの会社は2018年の秋頃、ちょうど請求書問題で頭を抱えていました。「紙からの脱却」というテーマを会社全体で掲げていた時期でもありました。これは、メディア業界の宿命というか、請求書の数が本当に多いんですね。振込件数が1カ月に200、300となることもあります。そして、ほとんどの請求書が郵送やメールでした。これらを開いて進捗管理をエクセルで行なっていたんです。
また、発注先からの請求内容について担当編集者をつかまえて確認しなければならないケースもあります。毎日の業務がエクセル管理と請求漏れを探すことに追われていました。
高澤：こうした課題はForbes JAPANさんだけでなく、他の企業でも聞かれます。多くの業務がクラウドに移っているなか、受発注や請求書については、まだまだ紙が多く、そのことがより業務を煩雑にしているのです。本来、個人の重要なデータと会計データはデジタル化して一緒に使うべきところを、フリーランスの都合に合わせなくてはいけないという風習が日本に残っています。pastureはここを解決したいと思っています。
太田：実際に助かっている部分がいくつもあります。フリーランスの方とのお仕事では、企業が源泉所得税を徴収して納税する義務があり、pastureはこれに対応してくれています。また、 フリーランスが請求書の送付を失念している場合などに、企業側でフリーランスの請求書を作成補助できる機能もいいですね。
フリーランスの方には確認してもらうだけでいいので、「請求書を待つ」という時間がなくなりました。仮に間違いがあってもこちらで修正して、フリーランスの方に再申請ボタンを押してもらうだけでいいんです。あと、これまでは1枚の請求書に対して1回ずつ振り込んでいたのですが、全振込用データをCSVでまとめられるので、振り込み作業が1回で済むようになりました。
諏訪ゆかり（以下、諏訪）：何度も「請求書を出してください」と依頼するのは編集部員の負担にもなります。かといって、いつ届くかわからないものを待っているだけともいきませんし。
太田：経理側からは編集者とフリーランスが、どこでどう動いているのかが見えにくかったのですが、pastureで一元化されているので、コストも請求のステータスもかなり見える化が進んだという印象です。
経営企画室 太田りさ
諏訪：請求業務がスムーズになると、作業が効率化されるだけでなく、フリーランスとの円滑なコミュニケーションや信頼関係の構築にもつながると思っています。デジタルでしっかりと管理されているというフリーランス側からの信頼が得られれば、発注する側である私たちにとっても大きなメリットにつながるからです。
pastureで会社のカルチャーを変えていく
高澤：実際にサービスを使っていただくなかで、Forbes JAPAN編集部側から「請求書が未提出の方へのリマインド機能がほしい」という要望をいただきました。そういった声を大切にしていて、できるだけ吸収して開発しています。この1年間で開発した機能は200ほど。その4割近くがお客様からの要望です。2週間に1回の機能リリースを目指しています。
太田：導入への判断はスムーズでした。トップダウンで決断して、スモールスタートという話もありませんでした。
高澤：トップダウンですぐ全社での導入を決めていただけたので、その後のオンボーディング（導入サポート）もスムーズにいったと思います。実はトライアルとして3カ月の無償提供を行っていたのですが、これを1年契約だけにしました。背景として、フリーランスの方も巻き込むため、導入したもののやめたというのは双方にとって負担が大きいんですね。
諏訪：やるからには「紙は受け付けません。すべてpastureで」くらいに徹底しないと、なかなか会社のカルチャーは変わりません。高澤さんには、編集部の定例会議に足を運んでいただき、機能説明やメリットを何度も説明していただきました。
Forbes JAPANライフスタイル編集部 諏訪ゆかり
高澤：pasture提供企業の先にいるフリーランスの方々の理解も必要。pastureを使う上でリテラシーを求めない設計を目指しています。多くの方に直感的に利用できるようにするためです。
それでも操作が難しいと感じる人もいるので、チャット機能を搭載して細かな返信対応をしています。チャットサポートにもこだわっていて、今は7分以内の返信対応ができています。
太田：導入時のハードルという点では、経理のために年間100～150万円のコストをかけられるかというところにあるかと思います。私たちの会社の場合は一時期、経理の人手が足りず、皆で埋め合わせて頑張っていました。そのこともあって導入はスムーズでしたが。
高澤：そういう部分が日本のデジタルトランスフォーメーション浸透を遅くしたのかもしれませんね。ただ、pastureの契約企業は、もっとフリーランスの方とお仕事をしたいという社長が多いようにも感じます。
今後、pastureは拡張性を意識していきます。受発注データは企業の基幹データなので、他のデータベースともシームレスにつながっていくことが大事。クラウドサービスとの連携も強め、なめらかなワークフローを実現させます。また、信頼性にもこだわります。企業側だけでなく、フリーランス側も含めて、僕らが全ての利用者の最高のパートナーになる必要があるのです。“With pasture”というバリューを全面に出していきたいと思っています。
pasture導入によって実現できた円滑な受発注業務。フリーランスが増えるごとに煩雑化していたこれまでの業務が、pastureのもつパートナーリスト機能と、見える化された受発注システムによって強みに変わった。
従業員とフリーランス双方をアナログな確認作業から解放し、より質の高い仕事に時間を割く──。受発注業務のコミュニケーションコストを削減してフリーランスや協力会社とより良い信頼関係を構築するために、フリーランスマネジメントシステムの利用は、選択肢の一つとしてもっておきたいカードだ。
