初めての従業員を雇い入れることは、あらゆる小規模企業にとって心躍る前進であり、経験者の知識を活用することが非常に大きな価値を持つ局面でもある。
給与計算サービス企業のSurePayrollが、過去に1人以上の雇用経験を持つ小規模企業の事業主を対象に実施した最近の調査において、回答者は「これから初めての雇用を行おうとしている事業主に、1つだけ助言をするとしたら何か」という質問に対し、匿名かつ自由記述形式で回答した。回答に見られたテーマは、慎重な選考から、コストやコンプライアンスに関する事前準備、初日を迎える前の役割への期待の設定まで、多岐にわたった。本稿では、経験者が苦労の末に得た知見を反映した調査の回答から5つのコメントを紹介するとともに、プロセスの複雑さにどのように対処すべきかについて役員のインサイトを交えて解説する。
「採用候補者の『見極め』に時間をかけることは、最終的に報われる。プロセスを急ぐと、時間やお金を無駄にし、最初から採用をやり直す羽目になりかねない」
SurePayrollのカスタマーサクセス責任者であるグレッグ・マギーは、採用においては「準備が最も重要だ」と語る。「役割、諸経費を含めた総人件費、そして必須条件を事前に決めておくこと。法的要件や雇用主としての義務に驚かされないよう、SurePayrollの「初めての従業員を採用する方法に関するガイド」のようなリソースを確認する時間を取るとよい。そうすれば、適任者の見極めに完全に集中できるようになる」
人事・雇用法コンプライアンスプラットフォームSixFiftyの最高法務責任者（CLO）であるライアン・パーカーは、面接で質問できることとできないことに関する州のガイドラインを事業主は把握しておくべきだと注意を促す。制限されているトピックには、過去の給料履歴や犯罪歴の有無などが含まれる場合がある。
「税金など、従業員の額面賃金以外にかかるあらゆる費用を念頭に置いておくこと」
SurePayrollの調査によると、回答者の約3分の2が、税金、保険、福利厚生など、初めての従業員を雇用する際にかかる賃金以外の費用に驚かされた経験を持っている。採用プロセス中に焦らないための方法は、始める前に現実的な新規採用予算を作成することだ。
「年間の総額で自分を納得させるのは、一見簡単に見えて落とし穴がある」とマギーは言う。「給料支払期ごとに予算を組み立てることを検討してみよう。賃金に雇用主負担の税金、労働者災害補償保険、福利厚生費を加え、さらに給与計算の代行コストを加算する。それを給料支払回数で割り、キャッシュフローとその数値を照らし合わせるのだ。支払期ごとにその従業員に実際いくらかかるのかを正直に把握できれば、本当にその人を雇う余裕があるのかどうか、より明確に判断できるようになる」
「連邦雇用主識別番号（EIN）を取得し、州税に登録し、労災保険に加入し、就労資格を確認し、財務モデルを作成し、オンボーディングプロセスを見直すこと」
マギーによると、新規採用プロセスのなかでこれらの給与関連の手続きを完了させるタイミングには、きちんとした順序と理由がある。
「最初の給与計算で必要となるため、連邦雇用主識別番号（EIN）と州税の登録は、入社日以降ではなく入社前に完了させておくこと」と彼は言う。「入社初日を迎える前に、従業員の給与額と支払スケジュールを設定しておく必要がある」
給与計算テクノロジーは、このプロセスの摩擦を取り除くのに役立つ。「SurePayrollでは、必要に応じて担当者のサポートを受けながらオンボーディングを進めることができる。目標は、最初の給与計算をトラブルなく行うことだ」とマギーは語る。
最初からオンボーディング資料を整えておくことは、従業員と雇用主の双方を成功へと導くのに役立つ。
「就業規則（従業員ハンドブック）は、初めて採用した従業員が事業の方針や求められる期待を理解するのに役立つ。従業員にとっては情報源となり、企業にとっては自社のカルチャーや価値観を確立する機会となる」とパーカーは述べる。
「埋めようとしている職務を本当に理解し、採用する人が何を引き受けるのかを確実に理解しているようにすること」
「採用活動を開始する前に責任範囲、勤務スケジュール、報酬を明確にしておくことで、適任者を採用し、最初から適切な期待を設定できる」とマギーは言う。「これらの要素が事前に明確になっていれば、雇用主はより適合度の高い候補者を引きつけ、誤解を減らし、採用の成功確率を高めることができる」
雇用主は法律面でも万全の準備を整える必要がある。初めて雇用を行う事業主は、法律によって職務記述書（ジョブ・ディスクリプション）やオファーレター（採用内定通知書）に一定の要件が定められていることを知らない場合がある。
「オファーレターには、提示されている役職、その役に付随する報酬と福利厚生、および応募者がオファーを受諾するまでの期限を明記しなければならない」とパーカーは言う。場合によっては、薬物検査が必要かどうか、競業避止義務条項への署名が求められるかどうかなどの詳細を記載する必要がある。
「採用する人物が、自社を望ましい形で体現してくれる人物であることを確認すること。1人の問題社員は、優秀な社員が修復するよりもはるかに速く評判を損なう」
候補者が事業を代表するのに十分な信頼性、コミュニケーションスタイル、判断力を備えているかどうかを評価するのは難しい場合がある。事業主が正しい決断を下すための1つの方法は、プロセスの細部に気を取られないようにすることだとマギーは述べる。
「事業主は採用の実務手続きではなく、人物そのものに集中できるようにすべきだ」と彼は言う。「報酬、勤務スケジュール、給与計算プロセスがすでに定義されていれば、候補者がどのように自社を体現してくれるかの見極めに全神経を注ぐことができる」
その結果、「信頼性、プロフェッショナリズム、意思決定能力などの資質や、候補者が顧客、同僚、パートナーとどのように関係を築けるかをより的確に評価できるようになる」。
マギーが指摘するように、採用プロセスからリスクを完全に排除することはできないが、軽減することは可能だ。
「給与計算、税金、雇用主としての義務を早い段階で理解しておくことで、適切な採用決定を下すための時間をより多く確保できる」と彼は語った。
