初めての従業員を採用しようとしている小規模企業のオーナーは、採用プロセスでのAI活用について考えているかもしれない。AIは重要な役割を果たせるだろうか？ 答えは「イエス」だが、注意点がある。
米給与計算サービス大手シュアペイロール（SurePayroll）のブランド＆コンテンツマーケティング部門責任者であるカミール・ランドーは「AIが得意とする業務には3つの共通点がある。入力が明確であること、出力が標準的な形式であること、そしてエラーの発見コストが低いことだ」と語る。これらを念頭に置けば、AIが貴重なパートナーとなり得る領域がある一方で、完全に人間の判断に委ねるべき領域も存在する。
以下では、AIの強みを生かしつつ、オーナーが主導権を握り続ける形で採用プロセスにAIを活用する方法について、ランドーが助言する。
AIが採用を容易にできる領域
AIに適した採用業務としては、職務記述書（ジョブディスクリプション）に基づく面接質問の作成、乱雑な候補者メモのフォーマット済み比較表への変換、山のような履歴書の要約などが挙げられる。
採用プロセスの後半では、新規採用者の雇主識別番号（EIN）や州の登録情報の収集、各種報告のとりまとめ、I-9（就労資格証明書）やW-4（源泉徴収申告書）の記入など、確認が必要なタスクのリストをAIが下書きできる。また、AIエンジンは内定通知書（オファーレター）や基本的なオンボーディング（導入研修）スケジュールのドラフトも作成できる。
さらにランドーは、チャットボットが採用プロセスの進め方を理解するうえで、オーナーに自信を与える助けになると述べた。「AIは、自分の採用について理解できるまで、あらゆる『ばかげた』質問を人目を気にせず投げかけられる初めてのツールだ」と彼女は語る。「初めて雇用主になる人が深夜に必ず抱く『次に何をすればよいのか』という問いに、最初の答えを示してくれる」
人間の判断が不可欠な領域
ランドーは、職務記述書のドラフト作成にAIを活用することはできるが、そのアウトプットは最終成果物ではなく、あくまで出発点として扱うことが不可欠だと述べる。彼女は、AIが生成した求人票を公開する前に、いくつかの重要な項目を確認することを推奨している。
- 記述内容が事実であるか確認する。「AIは提供していない福利厚生を平然と捏造することがある」とランドーは指摘する。
- 記述内容が法的基準を満たしているか確認する。給与の透明性に関するルール、開示義務、労働時間や職種分類に関する表現は州によって異なる。「こちらが伝えない限り、モデルはあなたがどこにいるのかを知らない。伝えたとしても、情報が古い可能性がある」とランドーは述べた。
- 雇う余裕があればいいと望む職務ではなく、実際に必要な業務が記載されているか確認する。「最初の採用は通常、複数の役割を兼ねるハイブリッドなものだ。求人票にはその旨を正直に記載すべきだ」とランドーは述べる。
職務記述書にとどまらず、面接ガイドや報酬範囲、内定通知書など、法的・財務的な影響を伴うものはすべて「第三者による二重チェックを行うか、信頼できる情報源をベースにすべきだ」とランドーは言う。
AIにはコストの正確な算出は不可能
シュアペイロールが小規模企業のオーナーを対象に実施した最近の調査では、回答者の3分の2近くが、初めて従業員を迎える際に発生する賃金以外の関連コストのいずれかに驚いたと答えた。
「驚きの対象は、ほとんどの場合、給与そのものではない」とランドーは、採用コストがもたらす衝撃について語った。給与の上に積み重なるあらゆる費用が問題なのだ。社会保障税とメディケア（高齢者医療保険）の雇用主負担分、連邦および州の失業保険、労災補償、給与計算サービス手数料、設備や研修の支出、そしてオーナーが直接売上を生む仕事ではなく誰かを管理するために費やす時間から生じる機会費用である。
AIは新規採用に伴う基本的な費用を把握する手助けにはなるが、精度や最新情報の維持という面では不十分だ。税率、課税対象給与限度額、州の規則は毎年変更されるが、AIモデルは前年や異なる州の数値に基づいて処理を行っている可能性がある。
「リストの作成にはAIを活用し、数値の確認には給与計算サービス事業者や州の該当機関、会計士を利用するといい」とランドーは述べる。
テクノロジーを補佐役として活用する方法
AI、給与計算テクノロジー、人間の意思決定を組み合わせるにあたり、ランドーは「ロジスティクス（実務手配）」「プランビング（基盤構築）」「ジャッジメント（判断）」という3つの役割に分けて考えるとよいとアドバイスする。
チャットボットはロジスティクスを担うことができる。下書き作成、整理、チェックリスト作成、初期調査などだ。「作業可能な下書きにより早くたどり着けるようにし、より優れた質問を導き出す助けになる」とランドーは言う。
給与計算テクノロジーが担うのはプランビングだ。源泉徴収額を計算し、税務申告と納付を期限どおりに行い、W-2（源泉徴収票）を作成し、適切な日に適切な場所へ資金を移動し、監査などに耐えうる記録を保持する。また、いざというときに相談できる人間の専門家がついていれば理想的だ。
そして最後が雇用主自身の判断であり、誰を採用し、いくら支払うかといった問いに答えるために使われるべきものだ。「AIはそうした意思決定のすべてに情報を提供できる。だが、AIがそれを担うことはできない。結果を引き受けるのはあなた自身だからだ」とランドーは述べた。
要するに、事業主はAIによって採用の方程式から自分自身を追い出されるべきではない。「対面またはビデオで面接すること。自分で照会先に電話すること。判断と向き合うこと。初めての採用は、あなたの事業が単なる仕事ではなく会社になり始める瞬間だ。必要なのは、プロンプトだけではなく、あなたの注意である」とランドーは述べた。
