リーダーとして、Eメールのやりとりにおける模範を示すには？
あなたが職場で影響力のある立場にいるなら、日常的なEメール習慣は、あなたが思う以上に、職場文化の形成に寄与している。模範を示すためのアドバイスは、以下の3つだ。
要点を明確に伝え、共感を示す
送信ボタンを押す前に、あなたが求めている内容とその期日を、受け手が正確に理解できるか自問しよう。あなたのメールは、チームメンバーのメールの手本になる。
・命令めいた表現や、不要な切迫感を与える表現を避けよう
・あなたのコミュニケーションに、あなたが築きたい職場のカルチャーを反映させよう
・義務の履行より、協働を促す言葉選びを心がけよう
境界線を尊重する
業務時間外のメールは、常時対応可能であることが求められているかのような印象を与え、社員にとってストレスになる。チームのウェルビーイングを守るためには以下の点に注意する。
・本当の緊急事態でないかぎり、業務期間外にメールを送ることは避けよう
・予約送信機能を利用し、メールが業務時間中に届くように設定しよう
・部下の仕事とプライベートの境界線を尊重していることを、行動で示そう
トーンをチェックするツールを率先して利用する
多くの会社員がすでにChatGPTを使ってトーンを調整している。こうした習慣を排除するのではなく、以下の点に配慮する。
・AIを使ったメール作成を奨励し、誤解を招くフレーズの検出に役立てよう
・完璧さよりも、その人らしさを尊重しよう
・コミュニケーションに関してAIに助けを求めることに対する偏見を、職場から排除しよう
あなたのメールの表現は、チームの心理的安全性の鍵を握っている。明快で受け手を尊重したメッセージを作成するよう心がけることで、あなたが「成果」よりも「人」を重視していることを示せる。
氾濫するメールに溺れないために
あふれかえるEメールを重荷に感じているのは、あなただけではない。解決は気づきから始まる。どのフレーズが受け手を萎縮させるかを意識し、自分が送るメールから、そうした表現を排除しよう。あなたが表現を少し変えるだけで、チームの不安は軽減され、信頼関係が深まり、職場で地雷原を進むような思いをすることは少なくなる。
週に6時間以上をメールチェックに費やすことが常態化している昨今にあって、開いて不安にならないメールはささやかな勝利であり、1通1通が祝福に値するのだ。
