3. 「前のメールの通り（Per My Last Email）」
逆効果の理由：この言い回しには、受動的攻撃の含みがあり、高圧的に響く。受け手が重要な事柄を見落とした、あるいは覚えていないことをほのめかしており、相手を自衛的モードにしてしまう。
ベターな言い換え：「前のメールが受信ボックスに埋もれてしまったかもしれないので、フォローアップさせていただきますと……」といったアプローチにより、以下の効果がある。
・誰の受信ボックスもあふれかえっている現実を認めている
・非難のニュアンスを排除している
・受け手にバツの悪い思いをさせず、改めてタスクに向かいやすくしている
4. 「要対応（Action Required）」
逆効果の理由：命令と協働は相容れない。このフレーズは事務的かつ権威主義的で、仕事仲間を、大切なパートナーというよりも、タスクの実行役と認識しているように響く。
ベターな言い換え：「金曜までに対応されるべきことは……」／「次に我々が議論すべきことは……」といった文体で以下の効果がある。
・「義務の履行」ではなく、「参加」を促す
・協働的なトーンを保つ
・高圧的になることなく、何が期待されているかを明確にする
5. 「重ねての進捗確認（Following Up Again）」
逆効果の理由：「重ねての」という単語により、非難やフラストレーションの要素が加わる。反応がないためにあなたがいら立っている事実を相手に伝えることで、関係を毀損しかねない。
ベターな言い換え：「受信箱の上位に来るように、再度送らせていただきました」というフレーズにより以下の効果がある。
・相手を非難せずに、相手のスケジュールが忙しいことを認める
・責めているのではなく、役に立ちたいのだという印象を与える
・協働的なトーンを維持する
6. 「これについてはオフラインでお話ししましょう（Let's Take This Offline）」
逆効果の理由：会話をより適切なチャネルに移そうという意図はわかるが、この言い回しは、受け手を軽視、あるいは排除している印象を与えかねない。特に、グループでのやりとりではこうしたリスクが高い。
ベターな言い換え：「詳細を話し合いたいので、電話の予定を組めますか？」という言い方により以下の効果がある。
・コミュニケーション手段の切り替えが、断絶ではなく、協働的なものに感じられる
・次のステップを明確化している
・相手を孤立させるのではなく、包摂している
