クリス・ダイヤーは、CEO、リーダーシップスピーカー、そして高業績文化に関するベストセラー作家である。
私が文化と変革について講演すると、いつも同じ質問が上がる。カレンダーは予定でいっぱいで、エネルギーは低下し、誰が何の会議をキャンセルできるのか誰も確信が持てない。一方、AIは日常業務を加速させている。文書の下書きはより速く作成され、調査は数分で完了し、要約は数秒で完成する。そのような世界では、会議を待つことは愚かに感じる。結局のところ、会議は物理法則ではなく、文化的習慣にすぎない。
今こそ会議を削減すべき理由
人間的側面については理解している。ビデオ会議の疲労は実在し、研究によれば認知的過負荷がその主な要因である。中断やタスクの切り替えは問題をさらに悪化させる。つまり、短く散発的なセッションが多すぎると、人々は忙しさを感じる一方で、深い作業の時間が奪われてしまう。
また、運用面についても理解している。生成AIは文書作成、調査、サポート、コーディングのサイクル時間を短縮している。2023年の研究によると、多くの定型的な知識労働において二桁の生産性向上が見られ、特に経験の少ない労働者で顕著だった。機械が適切な下書きへの道のりを短縮するなら、ボトルネックは意思決定の儀式となる。かつては必要と感じられた会議が、高価な中断となる。AIを活用すれば、将来の儀式をスケジュールする代わりに、意思決定を作業に近づけることができる。
これは会話に対する批判ではない。待つことに対する批判だ。もしあなたのチームがプロジェクト更新、FAQ、調査概要をコパイロットを使って作成しているなら、ほとんどの調整は文書で—迅速に行うことができる。組織が最初の下書きにAIを活用すればするほど、数週間ではなく数時間で承認や方向転換を行うことが急務となる。
30日間の文化実験
以下は、私がチームと一緒に使用している30日間の実験だ。会議を削減し、信頼を維持し、人をロボット化することなく意思決定のスピードを上げるためのものである。
第1週
最初の週は、名前と勇気に関するものだ。すべての定例会議に目的によるタグを付け、重要性を明確にする。私は4つのカテゴリを使用している：ゴキブリ、ダチョウ、タイガー、津波だ。
「ゴキブリ」は、1つの問題に対する15分の修正を含む会議で、参加は任意である。「ダチョウ」は、頭を砂から出すのに役立つ簡潔な更新で、これも任意だ。「タイガー」チームは必須で、担当者とアクションを伴う複数ステップの問題を解決する。「津波」は、ビジネスを飲み込む可能性のある大きな「もしも」を探る。会議に実際の名前があれば、人々は自分が参加すべきかどうか、そして何が成果として出るべきかを知ることができる。
次に、3つの自動キャンセル質問を公開する：このスロットで期限となる決定や成果物は何か？招待された人々は実際に出席する必要があるか？事前資料は添付され、読まれているか？どれか1つでも「いいえ」ならキャンセルするか非同期に移行する。これは無礼ではない。より速い世界における文化的衛生管理だ。
第2週
第2週は少し余裕を与える。全員に会議のない日を1日確保する。2022年、クイーンズ大学ベルファスト校の研究者たちは、会議のない日が1日でも、企業全体で自律性の向上、コミュニケーションの改善、エンゲージメントの増加、ストレスの軽減と相関していることを発見した。まずは1日から始めよう。それを厳守する。
他の日の会議については、1スライドルールを使用する。1枚のスライドに、必要な決定、十分な成果とは何か、誰が決定するのかを示す。スライドがなければ、会議もない。最後に、疲労の原因となる認知的な混乱を避けるため、会議の間に余裕を持たせることを忘れないように。
第3週
今度は状況報告の儀式を実質的なものに置き換える時だ。状況報告会議をなくし、代わりに旧時間枠の24時間前までに書面による更新を提出する。文書が未解決の質問に答えていれば、会議を削除する。7分間の日次スタンドダウンを1回だけ維持し、そこで優先事項とブロッカーを投稿する。本当のブロッカーだけがライブの時間を得る。参加者を絞り込む。「ゴキブリ」と「ダチョウ」はオプトイン。「タイガー」と「津波」は招待制で必須だ。小さな部屋ではより速く決定が下される。
第4週
ここで文化を固める。3週間連続で4つの数値を追跡する：
• 1人あたりの総会議時間
• 明確な決定や成果物がある会議の割合
• 会議あたりの決定数
• 1日の終わりに1つの質問によるエネルギー測定
そして、見たい行動を認識する。簡潔な文書によって5つの会議が不要になったマネージャーを称賛する。明確な決定スライドを持って現れた同僚を応援する。認識は変化の際にリーダーが忘れがちなレバーだ。これを使って新しい規範を定着させよう。
30日目までに見えるべきもの
目標は、総会議時間の削減、残った会議でのより多くの決定、会議がより短く明確になることによる会議日のエネルギー向上、そして勢いを尊重する新しい反射神経の獲得だ。時間の節約を素早く見積もりたい場合は、キャンセルまたは変換された定例会議の数に参加者数と所要時間を掛け、中断の削減は出力の質が高いままでも認知負荷を下げることを覚えておこう。
これはカレンダーいじりではなく、文化的な取り組みだ。あなたは人々に、注意力は貴重であり、スピードが重要であり、明確さが儀式に勝ることを伝えている。AIは毎月定型業務を速くしている。勝利するチームは、同じくらい速い意思決定の儀式でそのスピードに対応する。小さく始め、うまくいくものを維持し、四半期ごとに繰り返す。ゾンビには勝ち目がない。
