その1は料理とドリンクに関するもの。年配の参加者が多いと食べられないものが多くなる、写真よりショボい料理だった、参加者が話に夢中になり料理が大量にあまったといった体験談が寄せられた。そうしたトラブルを防ぐには、参加者からどんな宴会になるかを予測して、店舗としっかり打ち合わせをすること。できれば料理の試食をする。また参加者のアレルギーや食事制限の有無なども聞いて対応する。OZmallでは、ノンアル系の飲み物が豊富な店の、時間制限付きの飲み放題コースを推奨している。
その2はキャンセル問題。参加できなくなった人数分のキャンセル料を取る店があり、あとで徴収や精算するのが大変だったなど、宴会が無事に終わっても面倒な仕事が残ってしまう。そうならないように、キャンセル料に関する店のポリシーをしっかり聞いて、キャンセル料が発生する場合は、参加者にその旨を伝えておくことが大切だ。また、参加者リストを作って、キャンセル料の精算に対応できるようにしておこう。
その3は余興の仕込み。とどこおりなく宴会を運営するだけでなく、会を盛り上げる企画作りも幹事の大切な仕事だ。経験者からは、定年退職する人の勤務中のスライドを上映して涙を誘った、食べ物のロシアンルーレットで予想以上に盛り上がったなどの成功例が聞かれた。余興を事前に準備しておくことが大切だ。お勧めは、参加者全員が楽しめるシンプルなゲーム。必要な道具などを揃えて事前にリハーサルをしておくとよいとのことだ。また、騒いでも迷惑にならない店を選ぶことも重要。
その4は酔っ払い問題。宴会なのだから当然、大人数が酔って騒ぐ。なかには悪酔いする人も出るだろうし、幹事の自分が酔ってしまって別の人に精算を丸投げした、なんていう話もあった。節度ある飲酒を、なんて呼びかけても酒飲みには通じない。そこで、他のお客さんの迷惑にならないよう、個室や貸し切りの宴会場を選ぶ。さらに、酔っ払い対応担当者を決めておくことだ。酔った人は早めに帰す。その際は、しっかり見送る。
その5は幹事さんへのご褒美。幹事へのお礼として花束を贈られた、楽しかったと普段あまり接点のない人にもに言ってもらえて嬉しかったなど、幹事を務めると苦労に見合った報酬もある。これは幹事自身が準備できることではないので、心得としては、とにかく真剣に取り組むことだろう。幹事を担当すると、自己成長につながり、人脈が広がり、評価が高まるといったメリットのほかに、もしかしたらお店のポイントやクーポンといったオマケも期待できるとOZmallは言っている。
大きな宴会の幹事さんは今から忙しくなるだろうが、この5つの心得を胸に、頑張っていただきたい。
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