「伝えておきます」の基本的な意味
「伝えておきます」というフレーズは、情報やメッセージを他の人に伝える意思を示す表現です。この言葉は、責任を持って情報を伝達することの重要性を反映しています。ビジネス環境や日常生活において、スムーズなコミュニケーションと情報の正確な伝達が求められる際によく使われます。
「伝えておきます」の使い方と例文
「伝えておきます」は、ビジネスシーンや日常生活で幅広く使用される表現です。以下に、具体的な使い方と例文を紹介します。
ビジネスシーンでの使い方
ビジネスシーンでは、上司や同僚、取引先に対して情報を伝える際に「伝えておきます」を使用します。使い方によっては、相手への敬意を示す表現に変える必要があります。
例文:
「お客様のご要望は承知しました。担当部署に伝えておきます。」
「会議の変更点について、チームに伝えておきます。」
「新しいスケジュールを全員に伝えておきます。」
日常生活での使い方
日常生活でも、「伝えておきます」はよく使われる表現です。家族や友人、近所の人々とのコミュニケーションにおいても役立ちます。
例文:
「家族に、今晩の夕食メニューを伝えておきます。」
「友人に、週末の予定を伝えておきます。」
「ご近所さんに、明日の集会の時間を伝えておきます。」
「伝えておきます」は目上の人に使えるか？
「伝えておきます」は丁寧語なので、上司や取引先など目上の人に対して使うことができます。ただし、より敬意を示すためには、尊敬語や謙譲語を用いることが望ましいです。以下に、適切な敬語の使い分けを紹介します。
同僚や部下に対する使い方
同僚や部下に対しては、丁寧語の「伝えておきます」を使用します。相手との関係が対等な場合、この表現は適切です。
例文:
「懇親会の日程を◯◯さんに伝えておきます。」
上司や目上の人に対する使い方
上司や目上の人に対しては、謙譲語の「申し伝えておきます」を使用します。この表現は、相手への敬意を示すために重要です。
例文:
「部長のお話は、私から◯◯さんに申し伝えておきます。」
取引先など社外の人に対する使い方
社外の人から社内の人に伝言を依頼された場合も、謙譲語の「申し伝えておきます」を使用します。社内の人は身内と捉え、社外の人に対して敬意を示す表現を用いることがマナーです。
例文:
「◯◯様からいただいたご助言は、社長の◯◯に申し伝えておきます。」
「伝えておきます」の言い換え表現
「伝えておきます」には様々な言い換え表現があります。状況や相手に応じて、適切な表現を選びましょう。
お知らせいたします
「お知らせいたします」は、相手に情報を提供することを強調し、公式なスタイルで伝えます。
例文:
「会議の詳細は後ほどお知らせいたします。」
ご報告申し上げます
「ご報告申し上げます」は、重要な情報を相手に報告し、丁寧な言葉遣いを示します。
例文:
「プロジェクトの進捗状況について、ご報告申し上げます。」
ご案内差し上げます
「ご案内差し上げます」は、相手に情報や予定を提供し、サポート的な姿勢を表現します。
例文:
「新しいシステムの導入について、ご案内差し上げます。」
「伝えておきます」を使う際の注意点
「伝えておきます」を使用する際には、正確な情報を迅速に伝えることが重要です。以下の注意点を守ることで、スムーズなコミュニケーションを図りましょう。
確認と感謝を示す
「伝えておきます」と伝える際には、相手に対する確認や感謝を示すことが大切です。
例文:
「ご指摘いただいた内容は重要ですので、速やかに関係者に伝えておきます。ありがとうございます。」
責任を持つ
「伝えておきます」と言った以上、情報を確実に伝える責任があります。曖昧な表現は避け、具体的な行動を示すことで信頼を得ることができます。
例文:
「ご意見は必ず上司に伝えます。対応が決まり次第、ご連絡いたします。」
「伝えておきます」を使ったビジネスメール例
ビジネスメールにおいても、「伝えておきます」は頻繁に使われます。以下に、具体的な例文を紹介します。
例文: ビジネスメール
件名: 会議の日程変更について
「お世話になっております。◯◯株式会社の△△です。
本日お話しいただいた会議の日程変更について、関連部署に伝えておきます。貴重なご意見をいただき、ありがとうございました。
変更内容が決まり次第、改めてご連絡いたします。何かご不明点がありましたら、いつでもお問い合わせください。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。」
まとめ
「伝えておきます」というフレーズは、情報の伝達やコミュニケーションの流れを円滑にするために使用されます。ビジネス環境や日常生活において、効果的な情報伝達を行うために利用されます。この記事で紹介した例文や使用場面を参考にして、適切に「伝えておきます」を使いましょう。
また、相手や状況に応じて敬語の使い分けを意識し、柔軟に対応できるようにすることで、プロフェッショナルな印象を与えることができます。正しい敬語表現を身につけることで、より良いコミュニケーションを実現しましょう。
