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キャリアと仕事、リーダーシップ全般を担当。

Bernie123 / Bigstock



多くのビジネスマンは、メールは仕事の妨げになると考えている。絶え間なく送られてくるメールは、仕事の生産性を低下させる。著書「メールの洪水から逃げ出すための情報整理術」で知られるビジネスコンサルタント、Mark Hurst氏(42歳)は、日々の業務を劇的に効率化させる「究極のメール管理術」を考案したという。

Hurst氏によると、メールは「重要でないメール」、「重要だが対応の必要がないメール」、「重要で対応の必要があるメール」の3種類に分類できるという。
「重要でないメール」には、スパムや同僚が「全員に返信」で送ってきたメールなどが含まれる。「重要だが対応の必要がないメール」は、FYI(For Your Information―ご参考までに)系と呼ばれるもの。ざっと読んで頭に入れておく必要があったり、どこかに保存しておく必要がある。最後の「重要で対応の必要があるメール」こそが仕事のカギを握るメールだ。下記に、この3つを明確にするための基本原則を整理してみた。

不要なメールは全て削除する
一言しか書かれていない返信メール、読まないニュースレター、不要な会議の案内、バイアグラのセール情報などのスパムメールがこれに該当する。送り主名でソートすると、まとめて削除できるメールが大量に見つかるだろう。

後で必要になるかもしれないメールは、別フォルダに保管する
重要なメッセージ、添付資料、画像、グラフなどがこれに該当する。Gmailなら、「アーカイブ」ボタンを押すだけで仕分けができる。

返信が必要なメール以外は受信ボックスに残さない
受信ボックスに残すメールは、レスポンスが必要なものだけにする。

2分ルールを適用する
2分以内に返信可能なメールはすぐに対処し、終わったら直ちに削除する。

対応が必要なメールをTo Doフォルダに移す
「To Doリスト」の役割を果たすフォルダを受信ボックスの外に作り、対応が必要なメールを保管する。

受信ボックスを常に空にする
Hurst氏によると、受信ボックスはそのままではTo Doリスト、メモ帳、アドレス帳、書類整理などの役割を果たすように設計されていない。「受信ボックスは、あくまで一時的なストレージとして活用するべきだ」とHurst氏は言う。

文=スーザン・アダムス(Forbes)/ 編集=上田裕資

 

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