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プロジェクトの初めにリーダーは妥当に思える期日を設定するが、予期せぬ遅れが生じる。例えば、サプライヤーが重要な部品を納品するのが遅れたり、単純な作業が予想に反して2倍の時間を要したり、主要なリソースが予期せぬ休暇を取ったりといったことだ。このような小さな災難の積み重ねが、6カ月の短期プロジェクトを苦痛に満ちた1年の長期プロジェクトに変えてしまう。
不測の事態や一般的なリスクは避けられないが、タスクの見積もりを改善することでリスクを軽減する方法がある。実際、プロジェクト全体の期間の見積もりは、個々のタスクの見積もりの集大成なのだから、タスクの見積もりを改善することが、プロジェクトを予定どおりに完了させる鍵であることは間違いない。本当の問題は、どのようにタスク見積もりを改善するかだ。
プロジェクトマネージャーやリーダーがタスク見積もりを大幅に改善するために使える、とてもシンプルな2つのテクニックがある。その方法は次のとおりだ。
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タスクオーナーがタスクの期間を定義できるようにする
これは標準的なことのように思えるが、そうでないことが非常に多い。リーダーは、計画プロセスのスピードアップを図るために、タスクの納期や期間の見積もりを提案するが、これは重大な間違いだ。タスクに最も近い立場の人が、その作業にかかる時間を見積もるべきなのだ。他の同僚やリーダー、あるいはもっと悪いことに経営陣が、そのタスクにどれくらい時間がかかると考えているのかについてあれこれいうのは、単に災害と失望の元となる。
その代わりに、タスクオーナーだけに、妥当なタスクの期日を提案する権限を与える習慣をつけよう。彼らは、タスクそのものやその達成に必要なことを最もよく理解しているだけでなく、スケジュールや潜在的なリスク、パートナーやサプライヤーに関する懸念などについても完全に把握している。もちろん非現実的、過剰な水増し、その他問題があると思われる見積もりを提案された場合は、その根拠をより理解するために彼らと話し合い、必要に応じて追加のサポートを提供する。しかし、見積もりは、最終的にはその仕事に最も近い人たちが行うべきだ。
