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明確にコミュニケーションを取れば、仕事を終えることができる。特に仕事の電子メールでは、明確な述べ方を採用することを優先事項としよう。電子メールでは、言葉遣いや何度もやり取りが必要になることが原因で、自分やチームメンバーの生産性が損なわれてしまいかねない。
しかし、うまくメールを書くことは可能だ。ここでは、仕事でメールを通してコミュニケーションを取る際に、より単刀直入になる4つのコツを紹介する。
1. 答えが必要な場合は質問をする
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質問には答えが必要だ。受信者からの情報提供が必要な場合は質問を使うこと。質問以外の発言は、共有したいが答えが必要でない情報のためだけに使おう。
例えば「誰が統計分析に取り組んでいますか？ 報告書を書き始める際に数字の感覚を持てるよう、担当者に連絡を取る必要があります。よろしくお願いします」のように説明する。ここであなたが必要とする重要な情報は担当者の名前だ。名前を教えてもらい、その人に連絡を取って仕事を前進させるためで、その他は文脈情報だ。
2. 丁寧過ぎる言葉遣いを避ける
「紹介していただくことは可能ですか？」などと言わないようにしよう。受信者も誰でも、それは可能なはずだ。しかしあなたは、その人に実際に行動を取ってほしいと考えている。そのため「紹介していただけますか？」と言おう。
人はこうした言葉を使い、要望が柔らかく聞こえるようにしがちだが、このような丁寧過ぎる言葉は目標を達成する役には立たないかもしれない。丁寧になり過ぎ、前進するために必要な情報を得る機会を失っているかもしれない。
「正しい方向性を示していただくことは可能でしょうか？」と聞くのではなく「正しい方向性を示してもらえますか？」と聞く。さらには「プロジェクトを監督している適切な人につなげていただけますか？」と聞けば、やり過ぎることなく丁寧な口調を保つことができる。
3. 期限を設ける
特定の時期までに情報が必要な場合は、返信が必要な日付を指定しよう。期限がなければ全く返信をもらえないかもしれないし、情報がもらえても遅過ぎるかもしれない。例えば「フィードバックがあれば12月20日までにください」と言うこと。
