4. 質問やそれ以外の文を単独で書く
相手に見てほしい情報が、受信者にとって視覚的に見やすいようにしよう。質問や、質問ではないが重要な文をメールに他から独立した行として配置し、周囲に空白を作ることで、メッセージの残りの部分から分離しよう。他の情報に埋もれないよう、別のメールを書くことができればベターだ。
質問や文に太字や下線を使う場合は慎重になること。受信者やそのコミュニケーションの手法をよく理解していない限り、あなたの立場によってはやり過ぎになるかもしれない。
明確に述べることは全員にとってプラス効果がある。単刀直入にメールを書こう。質問は情報を得るために使い、「〇〇していただくことは可能でしょうか」のような丁寧過ぎる言葉を避け、締め切りを設定し、質問や大事な文を目立たせること。