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相手がメールを読んで対応してくれなければ、仕事の進捗に影響する可能性もある。仕事を進めるためには、いかに相手の注意を引けるかが大切だ。以下に、自分の送るメールを目立たせて、相手を返信する気にさせる5つの方法を紹介する。
1. 相手がメールをチェックする時間を把握する
相手がメールを送ってくる時間帯に注目すること。これは相手がインターネットに接続してメールをチェックする時間帯の目安となる。これを基に、こちらからメールを送るべき時間帯を決めよう。相手が海外在住で仕事する時間帯が自分とは大きくずれている場合、相手がメールを開く時間帯を考慮して送信すべきだ。
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2. 件名と本文を明確かつ簡潔にする
相手の注意を引くには、件名は簡潔かつ明確にすること。件名が長いと、受け取る側は要件をさっと把握できない。また、件名がぼんやりとした内容だと、グループ宛てメールかスパムメールだと思われてしまうかもしれない。グループでなく個人に宛てたユニークな内容のメールを送ることで、受信者は自分が特別扱いされていると感じられる。結果として、相手はメールの内容を読んで対応する気になるだろう。
例えば、特定の企業に転職したいと考えている場合、それを伝えるメールでは、自分が興味を持っている理由を簡潔な文章にまとめ、本文に履歴書の内容を改めて記したりはしないこと。情報過多なメールを送ると、受け取った相手はそれに圧倒され、あなたが必死であるような印象を受けてしまう。
3. 共通点を示す
相手と自分との共通点を見つけること。これは特に、相手と知り合いでない場合には役に立つ。共通点があれば、相手と感情的なつながりをすぐに確立できる。例えば相手のリンクトインをチェックして、自分と同じ大学出身だということがわかれば、メールでそのことに触れるとよい。共通点を利用して注意を引き、相手の印象に残すべきだ。
4. 具体的な質問やリクエストをする
例えば、ある書類についてのフィードバックを具体的にいついつまでにもらえると助かります、と依頼すること。あるいは、「2020年秋の消費者動向データをいただけますか？」などの具体的なリクエストを出すこと。転職を検討中で自分のネットワークを広げたい時は、知り合いに紹介可能な人がいないか訪ねよう。
ぼんやりとしたリクエストや説明では、相手に動いてもらえない。相手に、この人が欲しい情報はなんなのだろうと考えさせてはいけない。要望は具体的に伝えよう。
5. 携帯メールでフォローアップする
自分の送ったメールに対して相手の注意を引くためのもうひとつの方法は、携帯電話でテキストメッセージを送ることだ。中には、メールを送信したことを携帯電話のテキストメッセージで知らせてほしいという人もいる。そう言われたら、押し付けがましいとは思わずに積極的に活用しよう。
相手と連絡が取りづらいと感じていると、仕事を進めるのが難しくなる。相手の注意を引き、行動に移させる方法はある。相手がインターネットに接続する時間帯を把握し、メールでは明確さと簡潔さを意識し、相手との共通点を見つけ、要件は具体的にし、別のコミュニケーション手段でフォローアップすることを心がけよう。
