チームワークを必要とするプロジェクトにかかる時間は、チームメンバーがバラバラの場所で働くことで影響を受ける可能性がある。直接顔を合わせて打ち合わせをすれば15分で済むようなことも、メールのやり取りでは2日間かかるかもしれない。こうした問題を避け、生産性を維持するためには、上手なコミュニケーションを心がけねばならない。
以下に、リモートワーク下での同僚とのコミュニケーションをより効果的にする5つのポイントを紹介する。
1. ミーティングを提案する
何か質問があったり、誰かにフィードバックをしたかったりする場合は、ミーティングを提案しよう。長時間のかしこまったミーティングである必要はない。仕事を先へ進めるために必要な情報を得られさえすれば、10分間の電話でも十分だ。情報が自然とこちらにやってくるのを待っていてはいけない。自分から進んで取りに行こう。
2. 共有ツールを活用する
関連するコンテンツを視覚的に示せれば、自分の発言内容をより明確に伝えられる。例えば、チームメンバーが示したスライドに自分の疑問点やコメントを書き込めれば、相手がすぐに回答しやすくなる。グーグル・ドライブなどのオンライン共有ツールを活用し、リアルタイムで協働しよう。
3. 簡潔なやりとりを心がける
文字でのコミュニケーションの場合は特に、簡潔なやりとりを心がけるべきだ。1通のメールやメッセージに多くの情報を詰め込みすぎると、相手はこちらの意図がすんなりと理解しにくくなる。要点をはっきりとさせ、具体的な質問があればメールの件名か本文の冒頭部分に明示しよう。フォントを太字にしたり下線を引いて目立たせたりするものひとつの手だ。ただ、強調することでばかにされているように感じる人もいるかもしれないので注意が必要だ。
長文の中に自分の質問や指示を埋もれさせず、単刀直入に伝えること。簡潔に伝えることで、自分が必要とする情報を得られる。
