コミュニケーションはビジネスを動かすエンジンであり、デジタルコミュニケーションはその燃料である。今日の多くのプロフェッショナルは、集中して単独で取り組む仕事よりも、コミュニケーションに多くの勤務時間を費やしている。マイクロソフトが31カ国の3万1000人を対象に実施した調査では、平均的な従業員は勤務時間の57％を会議、メール、チャットなどのコミュニケーションに費やし、創造的な業務に充てる時間は43％にとどまることが明らかになった。
ChatGPTをはじめとする大規模言語モデル（LLM）は、コミュニケーションをより効率的かつ効果的にする強力なツールになり得る。しかし、注意点もある。これらのツールは、誤って使用すると信頼関係を損なう恐れがあるのだ。研究によると、メッセージがAIによって書かれたのではないかと疑ったり、実際にそうであると知ったりした場合、相手はその関係性や、送信者が十分な努力を払ったかどうかに疑問を抱きやすくなるという。
自動化を基盤とするSaaS企業のリーダーとして、私は自分のコミュニケーションを改善するための新しいAI搭載ツールを常に探している。私のアプローチはシンプルだ。思考と執筆という大仕事は自分で行い、そのうえでChatGPTのようなツールを使って、送信前にミスを見つける。以下に、同じことを実践するために使える5つのプロンプトを紹介する。
メッセージに潜む前提を見つける
今日、多忙は一種の流行病である。多くのプロフェッショナルは、1日の始まりからコンピューターの電源を落とすまで、次々とタスクをこなしている。すると視野が狭くなりやすい。自分のタスクや目標に集中するあまり、他者の視点を考慮することを忘れてしまうのだ。相手もこちらの視点を理解しているという前提に立ったメッセージは、双方の時間を無駄にする。
ChatGPTは、メッセージに隠れた前提が含まれていないかを確認する編集者として役立つ。試してみたいプロンプトは次の通りだ。
「私は［受信者／役割］に送る予定のメッセージを共有します。その目的は［目的を簡単に説明］です。このメッセージの中で私が抱いている前提や思い込みを特定してください。読み手が知らない可能性のあることや、共有されていない可能性のある点を指摘し、私の語り口やトーンを変えることなく、より明確で分かりやすくするための軽微な修正案を提案してください」
曖昧さを排し、明確さを最優先する
職場でコミュニケーションを取る際、ほとんどの読み手はメッセージを流し読みしていると考えてよい。つまり、メッセージは極めて明確であるべきだ。簡単な経験則としては、冗長さを避けること、最も重要なポイントを先に示すこと、そして自分の考えを明確にするために必要な情報を含めることが挙げられる。
ChatGPTは、メッセージのどこが曖昧で不明確かを特定し、不要なやり取りが発生するのを防ぐのに役立つ。
「このメッセージを確認し、曖昧すぎる、または不明確な箇所を特定してください。目的や受信者をより深く理解するために必要な質問があれば、何でも聞いてください。そのうえで、私の語り口やトーンを変えることなく、明確さを高めるための軽微な修正案を提案してください」
本当に問われている質問に答える
上位者からメッセージを受け取ったとしよう。重要度の高い案件であり、当然ながら、徹底的に答えたいと思うはずだ。
「そうした場面では、事実に徹し、あらゆる論点を網羅したいという衝動に駆られるかもしれない。しかし、どれほど詳細な回答でも、そもそもなぜ経営幹部がそれを尋ねているのかに答えていなければ逆効果になる」と、ハーバード・ビジネス・レビューは指摘している。
大量の情報を一方的に送りつけるのではなく、相手のより深い動機や懸念事項を考慮し、自分の回答がそれにしっかり対応しているかどうかを考えてみよう。
本当に問われている質問に答えられているかを判断するために使えるプロンプトは次の通りだ。
「これから、［人物／役割の説明を挿入］から受け取ったメッセージを共有します。このメッセージを確認し、送信者のより深い動機や懸念を特定してください。そのうえで、私の返答がそれに応えているかを検討してください。私の返答が相手の根本的な目的に応えるものになるよう、必要な修正を提案してください」
1つの大きな改善でメッセージを磨く
私は1日のうちに何百通ものメールを受け取ることがよくある。より意味のある仕事に時間を割きたいなら、効率性は不可欠だ。とはいえ、重要なメッセージに熟考した返信が必要な場合、私は「1時間の時間差」ルールを守っている。メールの下書きをした後、送信する前に少なくとも1時間待つのだ。新鮮な視点でそのメッセージに戻ると、ほぼ確実に、メッセージをより強力なものにする方法に気づくことができる。
この「1時間の時間差」ルールを試してみるのもよい。さらに、ChatGPTを使って強力なメッセージをより効果的なものにする方法を特定することで、このルールを一歩進めることができる。
「このメッセージを確認し、その効果を約20％高めるための変更点を1つ教えてください。私の語り口やトーンを維持しながら、最も効果の高い改善点に集中してください。私の意図や背景を理解するためにより詳しい情報が必要な場合は、質問してください」
アクション項目を見落とせない形にする
文章が効果的であれば、受信者は確認の返信をしたり、メッセージを隅々まで読み返したりしなくても、自分に何が期待されているかを正確に理解できる。送信する前に、依頼事項やアクション項目が明確であることを確認すべきだ。
書式も役に立つ。メールの件名で求める行動を明示する（「午後5時までに返信が必要」「承認依頼」など）、あるいはアクション項目を太字や箇条書きにする方法がある。ChatGPTも同様に役立つ。次のプロンプトを試してみてほしい。
「このメッセージを確認し、アクション項目や要件が明確かどうかを見てください。まず、すべての依頼事項またはアクション項目を特定してください。そのうえで、不明確な点、暗黙の前提になっている点、見落とされやすい点を指摘し、次のステップが明白になるよう小さな修正を提案してください」
