企業のオフサイトミーティングが本格的に復活している。より多くの企業が年に少なくとも1回のオフサイトを実施しており、その数はパンデミック前を上回っている。40%の企業が年3回以上開催し、予算も増加している。参加者数は拡大し、つながりの創出に重点が置かれ、ミーティング自体も複数日にわたって開催されるようになっている。
これはすべて良いニュースだ。チームを一堂に集めることで、市場動向、追求すべき最重要機会、目標達成の方法について認識を合わせる重要な機会が生まれる。同時に、人間が直接会うことで得られるセロトニン分泌促進効果ももたらされる。
残念ながら、予算が増え、派手なエンターテインメントの選択肢が増えたにもかかわらず、これらの強化されたオフサイトが必ずしも強化された成果をもたらすとは限らない。実際、これらのイベントの真の目的は、混乱の中で見失われることが多い。
全員がバスに乗ってトップゴルフや即興ショーに向かう前に、少し時間を取って、なぜここにいるのか、そして時間を本当に最大限に活用する方法を思い出そう。
目的から始める
生産的なミーティングはすべて目的から始まる。オフサイトは時間とリソースの巨額な投資であり、それは企業だけでなく、参加者にとっても自宅や職場での実生活から離れる時間は容易ではない。ミーティングの目的について早期かつ頻繁にコミュニケーションを取ることで、この投資を価値あるものにする。何を解決しようとしているのか、そしてオフサイトがこの課題に独自に適している理由は何か。ミーティングが終わるまでに、何が変わるのか。一緒に何を創り出すのか。そして、全員が通常業務に戻った後、それはどうなるのか。
共通のテーマを作る
オフサイトはチームや組織全体が集まる数少ない機会の1つであるため、あまりにも多くの異なる要素が詰め込まれた、フランケンシュタインのようなアジェンダになりがちだ。我々がクライアントと協力してオフサイトを計画する際は、必ずテーマを軸にする。ミーティングの中心的な目的に密接に関連した重要な糸であり、ミーティング全体を通して引き出され、すべての要素を縫い合わせることができるものだ。オフサイトのブランドと考えてほしい。
例えば、我々は最近、部門横断的な協力が不可欠な大規模な国際的製薬チームのオフサイトを計画した。我々のテーマ「It's In Our DNA（それは我々のDNAにある）」は、複数のレベルで機能した。ある日は開発に焦点を当て、強み評価とフィードバックトレーニングを行い、DNAは各個人がチームにもたらすユニークなものの象徴となった。部門横断的な作業に焦点を移すと、それはチームのDNAの象徴となり、個々の鎖がどのように結合してより強固な全体を作り出すかを示した。夜には、我々のDNAは仲間意識に関するものとなり、チームの個人的なつながりが集団的な職業的成功にいかに不可欠であるかを示した。
レバレッジを活用する
オフサイトは頻繁に開催されるものではないため、その計画はすでに日常業務で手一杯の個人に任されることが多く、少しのレバレッジが大いに役立つ。専任のオフサイトデザイナーは、ミーティングを意味深く記憶に残るものにする特別な工夫（創造的で包括的なテーマなど）を生み出すために必要な新鮮な思考空間をもたらす。そして、第三者のファシリテーターは、社内チームが重要なこと、つまりミーティングへの参加にエネルギーを集中できるようにし、それを実現するために必要なすべてのことから解放する。
オフサイトは大きなリターンをもたらすべき大きな投資だ。なぜを中心に据えることで、あなたのオフサイトが確実にそうなるようにしよう。おそらく、いくつかの支援の手によって支えられながら。
