あなたと同じように、私も人生の大半を連続する会議に費やしている。そして、そうした会議のほとんどでは、一方的な会話が大量に行われている。プレゼンテーションが実施され、計画が提示され、戦略が議論される。
しかし、実際には議論がほとんど行われていない。真の対話というよりも、一方的な発表に近い。
そして、それが断絶を生む。人々は関心を失い、燃え尽きていく。コミュニケーションラインは悪化していく。では、私たちに何ができるのか。
実は、会議室にいる全員の参加を最大化するために、会議の進め方について創造的になる必要があることが分かっている。日々の会議を価値あるものに変えることは可能であるだけでなく、クリエイティブリーダーとなり、会議をイノベーションエンジンに変えることさえ可能なのだ。
どうやって？創造性の力を活用して、インパクトをもたらす会議を改善する3つの方法を紹介する。
「どう思いますか？」と尋ねる
会議は、息つく暇もない大量の情報のマラソンと化している。しかし、情報として消化されない大量のデータは、ノイズでしかない。それは、聞いているかもしれない誰かに向けられた一方通行のコミュニケーションだ。そして、それがアイデアの流れを止めてしまう。なぜなら、誰かが延々とトピックについて話している間、会議の参加者たちは確かに忙しいからだ。
ただし、会議に参加することに忙しいわけではない。
彼らは聞いていないことに忙しい。メールをチェックしたり、ぼんやりしたり、互いにまたは他の誰かにメッセージを送ったり、空想にふけったり、シャットダウンしたりすることに忙しいのだ。まさに、参加、アイデア創出、創造性を促進するはずの会議の真っ最中に。
では、それを避けるために何ができるのか。
創造的になり、立ち止まって「どう思いますか？」と尋ね、会議中に何度もそれを行うのだ。立ち止まって「どう思いますか？」と尋ねると、まさに話し合おうとしている問題についての協力を促すことになり、それがエンゲージメントにつながる。そして、エンゲージメントは素晴らしいものだ。なぜなら、それは人々の参加を促すからだ。
会議中のノンストップの話を止めて「どう思いますか？」と尋ねる時、それが特定のスライドについてであれ、議論のトピックについてであれ、あるいはプレゼンテーション自体についてであれ、そしてそれを頻繁に行う時、人々はそうするための十分に安全な空間を作り出していれば、自分の考えを話してくれる。そして、これは必然的により良い会議につながる。
スピードを落とす
ほとんどの会議は、消火ホースから水を飲もうとするような試みになっている。カバーしなければならないアジェンダがある。そうしないと大変なことになる。出さなければならないトピックがあり、下さなければならない決定がある。プレッシャーはほとんど耐え難いものだ。
しかし、クリエイティブリーダーになり、グループの参加を活用するためにできることがある。スピードを落とすことだ。
スピードを落とし、すべての会議をびっしりとプレゼンテーション資料で埋め尽くさず、623枚のスライドや、私たちを賢く感じさせるが実際には賢く見せていないAI生成資料、あるいは1人がすべて話すような会議を避けることができれば、異なる種類の会議が得られる。
速く走るためにスピードを落とすは、自動車レースで人気のある格言であり、それには十分な理由がある。最初は直感に反するように思えるが、実際には正しい。レーストラックの特定のコーナーでスピードを落とすことで、直線でより速く走り、基本に取り組むことで最終的により短いレースタイムを得ることを促す。同じことがビジネスにも適用できる。
会議のスピードを落として基本に取り組めば、参加する全員のための明確なプロセスと明確な期待を確立し、そもそもなぜ会議を開催しているのかという共有された理由、そして会議が終了した後の明確な次のステップと持ち帰り事項を確立することで、関係者全員の参加を促進する。
15分最大ルール
ほとんどの会議は30分でスケジュールされている。時には1時間でスケジュールされることもある。あるいはそれ以上。しかし、1時間、あるいは30分でさえ、会議に参加するには長すぎる。会議に縛られるよりも、職場での時間を使ってできるはるかに良いことがある。実際に仕事をすることだ。
だから、会議を15分に制限しよう。最大で。
15分最大ルールは、利用可能な時間を最大限に活用することだ。15分しかないと分かっていれば、人々は準備して到着する。しかし、ほとんどの会議は、割り当てられた時間を埋めるために拡大し続ける。この傾向を今すぐ止めよう。会議時間を短縮することで、実際には毎週何時間もの生産的な作業時間を取り戻すことができる。
創造性とは、より多くを追加することではない。むしろ、不要なものを取り除くことだ。会議を15分に制限することで、時間を節約するだけでなく、人々の考え方、コミュニケーション、問題解決の方法を再設計しているのだ。
ほとんどの会議は失敗する。しかし、そうである必要はない。上記の3つのツールを使えば、誰でもクリエイティブヒーローになり、会議を災害からイノベーションエンジンに変えることができる。
