ソナリ・ブルーム氏は20/20 OnsiteのCEOである。
長年にわたり、リーダーたちは機械をより速く動かすことを教えられてきた。より洗練されたプロセス、より明確な役割、より少ない無駄なステップ。それも重要だが、真の試練は計画が変更されたとき、あるいは市場が予測不可能な事態を投げかけてきたときに訪れる。そのとき、効率性のためだけに構築された組織は崩れ始めるが、柔軟性を持つように構築された組織は壊れることなく前進し続けることができる。
不確実性が常態化した今、組織はその文脈の中で機能しなければならない。
効率性は敵ではない
効率的であることは重要だ。問題は、多くの企業がそれをどう定義しているかである。最大限の生産性、最小限の変動、厳格な標準化。そうした効率性は、物事が変わらないことを前提としている。
しかし、安定性はますます稀になっている。マクロ経済状況は変化し、顧客のニーズは進化し、サプライヤーは廃業し、規則は変わり、重要な人材は去り、優先事項は四半期の途中で変わる。
臨床研究のように規則や規制が多い業界では、変化は一般的であるだけでなく構造的なものだ。プロトコルの変更、施設の課題、被験者募集の現実、安全性警告などはすべて、業務の進め方を迅速に調整し方向転換する必要がある瞬間を生み出す。
こうした時代において、「最も効率的」な組織は通常、変化への適応力が最も低い組織である。
柔軟性は運営規律である
柔軟な企業は混沌としているわけでも、単に「行き当たりばったり」でやっているわけでもない。成熟した組織が品質や安全性を計画するのと同じように、適応を計画している。
柔軟性とは、以下の能力である。
- 品質を損なうことなく、リソースを迅速に移動させる
- 迅速に意思決定し、実行する
- 業務を止めることなく変更を加える
- チームを壊すことなく計画を転換する
この能力は偶然には生まれない。特定の運営上の選択から生まれるものだ。
柔軟な組織を単に効率的な組織と区別する4つの要素を以下に示す。
1. キャパシティを確保する
リーダーたちは、余剰のバッファー容量を持つことに抵抗することが多い。時間の無駄や不必要な経費に見えるからだ。実際には、その余剰の帯域幅こそが、システムが破綻することなくストレスに対応できるようにするものである。
バッファーは次のような形をとる。
- 重要な役割のバックアップ体制
- スケジューリング、人員配置、ロジスティクスにおける余裕
- クロストレーニングを受けたオペレーターのグループ
- すぐに対処する必要がある例外事項のための「ファストレーン」プロセス
目標は組織を過剰に構築することではなく、障害点を安全に保ち、そのいずれかが壊れても組織全体が機能停止しないようにすることだ。
問うべき良い質問は、「予期しない混乱が1つ発生したら、どこで連鎖的な遅延が生じるか」である。まずそこに少しバッファーを追加する。
2. モジュール型の運営を構築する
柔軟な組織はモジュール単位で考える。品質を下げることなく、移動、調整、再配置できる構成要素に業務を分解する。
それは次のようなものを意味する。
- 誰が実行しても「良い」とは何かを定義するプレイブック
- 高品質で再現可能な業務を生み出すチェックリストとテンプレート
- チーム間のコミュニケーションの標準的な方法
- 異なる構成で展開できるツール、設備、業務
モジュール性とは、迅速に作業しながら品質を維持することを意味する。また、組織全体の変更コストを下げる方法でもある。
3. 適応力のためのクロストレーニング
専門化は物事をより良く機能させるが、同時により脆弱にもする。重要なタスクを1人だけが遂行できる場合、企業はその個人の可用性に依存しなければならない。
クロストレーニングは単なる人員配置戦術ではなく、選択肢を生み出す組織設計戦略である。
実際にそれを達成する方法は以下の通りだ。
- 専門家と類似の役割の人材を定期的なローテーションでペアにする
- すべての重要な責任について「2段階」の体制を構築する
- タスクだけでなくシナリオのトレーニングを行う（状況が変化したときに何をすべきか）
- 知識が移転可能になるよう実行基準を文書化する
クロストレーニングは士気も高める。従業員は自分の担当領域に閉じ込められていると感じにくくなり、燃え尽きる可能性も低くなる。
4. 変化が起こる前に練習する
最初のプロトコル転換、市場の変化、顧客のエスカレーションが起こるまで対応策の作成を待っていると、誤解と余分な労力に対処しなければならなくなる。
柔軟な組織は、対応を強いられる前に変化を練習する。それには以下が含まれる。
- プレモーテム・レビュー：これが失敗するとしたら、どのように失敗するか。我々の緊急時対応計画は何か。
- シナリオ・プランニング：タイムラインが短くなったら、範囲が大きくなったら、あるいは規則が変わったらどうなるか。
これは「試験救済」状況において極めて重要である。物事を迅速に変更する必要があり、リスクが高い場合だ。
臨床研究における迅速対応展開の世界では、次のような状況が発生する。研究のタイムラインが加速する、ベンダーが脱落する、人員の可用性が変化する、あるいはプロトコル変更が遅れて行われ、新たな運営上のニーズが生じる。
パラドックス：柔軟性は時間とともにより良い効率性を生み出す
柔軟性は時間がかかり、非効率に見えるかもしれない。トレーニング、文書化、業務、バッファー容量に資金を費やしているからだ。しかし時間が経つにつれ、柔軟性は本当に重要なものを生み出す。
- 進捗を止める中断が少なくなる
- 計画なしに急いで下した選択のためにやり直す作業が減る
- システムの記録が書面で残り、オンボーディングが加速する
- 基準が組み込まれているため、プレッシャー下でも品質が向上する
- 実行が現実に適応し、顧客により良い結果をもたらす
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柔軟性の構築を始めるために、次の3つの質問を自問してほしい。
1. 次の四半期または来年には真実ではないかもしれない、どのような前提を我々は置いているか。
2. 我々は1つの混乱や市場の変化で大きな遅延や崩壊に直面するのか、それとも嵐を乗り切ることができるのか。
3. 重要な優先事項が明日変わったとしたら、数週間ではなく数時間または数日以内に方向転換できるか。
正直な答えが不安にさせるなら、それは失敗ではなく、変化の兆候である。
変化する世界で勝つ企業は、混乱を吸収し、迅速に適応し、計画が変わっても品質を提供し続けることができる企業である。
