ケンジー・ビギンズ氏は、バーチャルエグゼクティブアシスタントサービスの大手プロバイダーであるWorxbeeの創業者兼CEOである。
最近、私は「メンタルロード（精神的負担）」という概念についての会話を聞いていた。これは、物事を成し遂げるための見えない仕事のことだ。単に仕事をこなすだけでなく、詳細を記憶し、次のステップを予測し、何も見落とさないようにすることを指す。
この概念は、主に個人的な文脈で語られることが多い。しかし、聞いているうちに、これがリーダーシップにおいても明確に現れていることに気づかずにはいられなかった。
私の経験では、経営幹部の役割で最も負担が大きいのは、頭の中で抱えているすべての詳細、背景、フォローアップである。そして、その仕事のほとんどは、他の人には見えない。
そして、これこそが、エグゼクティブアシスタントの役割がしばしば誤解される部分でもある。
リーダーシップは、しばしば意思決定と実行によって測られる。しかし、リーダーが強力な意思決定を行う能力は、舞台裏でどれだけの見えない精神的負担を抱えているかに左右される。そして、その意思決定こそが、チームが日々頼りにしているものなのだ。
仕事の背後にある仕事
リーダーシップの精神的負担は、チェックリストとして現れるものではない。むしろ、複数のチーム間で変化する優先事項を追跡し、まだ行動に移されていない会話を記憶し、1つの決定が他の3つにどう影響するかを予測することである。
それは、自分自身の仕事と、それに対する全員の整合性の両方を管理することだ。これらのほとんどは書き留められることはないが、物事が前進するか、静かに停滞するかを決定する。
ここで、多くのリーダーは、タスクの支援が必要だと考える。そして、ある程度はそうである。基本的な事務サポートは、業務量を減らすことができる。カレンダーにスペースを作ったり、受信トレイを整理したりできるが、タスクサポートは仕事の目に見える層にしか触れない。精神的負担、つまり記憶すること、追跡すること、予測することは残ったままである。
なぜ委任だけでは完全に解決しないのか
リーダーが圧倒されていると感じるとき、本能的にもっと委任しようとする。タスクを手放した後でも、多くの人は依然として仕事の背後にある責任を抱えているように感じる。なぜなら、実際にそうだからだ。
次に何が起こる必要があるかを追跡しているのは、依然として自分である。会話の間の点を結びつけているのも自分である。フォローアップされていないことに気づくのも自分である。仕事は分散されているかもしれないが、それを考え抜く責任は分散されていないことが多い。そして、そこにリーダーシップへの真の負担が始まる。
これが、事務サポートとハイレベルなエグゼクティブアシスタントサポートの間のギャップであり、多くのリーダーが実際に必要なものを過小評価している部分である。一方は物事を成し遂げるのを助ける。もう一方は、詳細、背景、次のステップが自分の頭の中だけに存在する必要がないようにする。
すべてを抱え込むことのコスト
時間が経つにつれて、そのギャップには代償が伴う。意思決定が損なわれるのは、リーダーに能力がないからではなく、あまりにも多くの変数が一度に精神的スペースを奪い合っているからだ。リーダーが追跡し、記憶し、予測しなければならないことが多ければ多いほど、チームが日々依存している意思決定を行う能力は低下する。
リーダーシップは反応的になる可能性がある。あまりにも多くを抱えていると、先を考える時間が減り、追いつくことに多くの時間を費やすことになる。
ここで、エグゼクティブアシスタントの役割は、効果性についてのものになる。なぜなら、精神的負担が共有されると、リーダーは時間、明確さ、集中力を取り戻すことができるからだ。
精神的負担を共有するとは実際に何を意味するのか
精神的負担を共有するということは、リーダーがそもそも考えなければならないことの数を減らすことである。
それには、共有された背景、つまり何をする必要があるかだけでなく、なぜそれが重要で、他のすべてとどう関連しているかを理解している人が必要である。それには、緊急になる前に注意が必要なものを特定する、積極的な思考が必要である。そして、リーダーが常に再説明したり、再優先順位をつけたり、再関与したりする必要がないように、継続性が必要である。
ここで、強力なエグゼクティブアシスタントサポートは異なる動きをする。求められたことを実行するだけでなく、まだ求められていないことを追跡し、次に何が来るかを予測する。リーダーの注意が他に向いているときでも、最も重要なことが前進し続けるようにする。最良の場合、それは認知的サポートである。
クライアントミーティングで満たされた数日間の出張を準備しているリーダーを考えてみよう。タスクサポートには、フライトの予約、交通手段の手配、カレンダーの管理が含まれるかもしれない。しかし、精神的負担は、それらのロジスティクスの背後にある意思決定にある。ミーティングが生産的になるようにスケジュールをどう構成するか、タイミングが適切な準備を可能にするか、場所とコミットメントの間の摩擦をどう減らすかである。
それはまた、ミーティングの背景そのものにもある。各ミーティングの目的を知り、適切な資料が準備され、簡単にアクセスできるようにし、リーダーが準備万端で臨むために必要なものを予測することだ。そして、複数のミーティング場所にわたって意味のあるホテルを選び、適切なバッファを組み込み、遅延がスケジュールに影響を与える可能性がある場所を予測するといったニュアンスを重ねる。これらの詳細が他の誰かによって担われていない場合、リーダーは実行していなくても、それらすべてを考え抜く責任を依然として負っている。
そこで、エグゼクティブアシスタントサポートは、調整以上のものになる。それは継続性となり、リーダーが仕事そのものに集中し続けられるように、すべての詳細がそれを取り巻くすべての詳細ではなく、処理されることを保証する。
リーダーが実際に必要としているものを再考する
効果的なリーダーは、すべてを一人で抱える必要はないと認識する傾向がある。それでも、多くの人は依然として、精神的負担を減らすのではなく、作業負荷を減らす方法としてサポートにアプローチしている。
その区別は重要である。なぜなら、組織がより複雑になるにつれて、リーダーシップの精神的負担を管理する能力が制限要因になるからだ。リーダーだけでなく、組織全体にとってもである。
有用な出発点は、次のように問うことである。次に何が起こる必要があるかを知っているのは、依然として自分だけか。フォローアップの追跡、会話の再接続、共有できる詳細の記憶に、あまりにも多くの精神的エネルギーを費やしているか。運用上の詳細が、自分にしかできない意思決定を妨げているか。答えがイエスなら、問題は、あまりにも多くの背景が依然として自分の頭の中だけに存在していることかもしれない。
これは、すべてのリーダーがエグゼクティブアシスタントを必要とすることを自動的に意味するわけではない。場合によっては、より明確なシステム、より強力な内部プロセス、またはより良いチームコミュニケーションが問題を解決するかもしれない。しかし、リーダーシップの複雑さが、集中力、意思決定、戦略的思考が運用上の詳細によって一貫して中断される段階に達したとき、ハイレベルなエグゼクティブアシスタンスは有用なツールであることが証明される。
多くの人にとって、転機は、より懸命に働くことや、より効率的になることではない。問題がタスクの背後にある重さだったことに気づくことである。適切な種類のサポートは、リーダーが自分にしかできない意思決定に集中するために必要な空間を生み出す。そこにこそ、彼らの真の影響力と責任がある。
