Yevhen Parokhod氏はRenty.aeの創業者である。
新しいテクノロジーソリューションを導入する前に、ビジネスリーダーに1つだけアドバイスをするとすれば、それは「飛び込む前に監査せよ」ということだ。
これは、あらゆる種類のデジタルトランスフォーメーションプロジェクト、特にAI導入において基本的なステップであることがわかった。AIの大きな利点は、業務プロセスを自動化し、拡張できることだが、それは正しい業務プロセスであることが前提となる。包括的な監査を行わなければ、コストがかかり、ビジネスに支障をきたす可能性のある仮定を立てることになる。AIツールの導入から成果を期待する前に、現在のワークフローを適切に調査し、文書化する必要がある。
2024年のガートナー調査によると、最高情報責任者（CIO）とテクノロジー幹部を対象とした調査データでは、「平均して、企業全体のデジタル施策のうち、ビジネス成果目標を達成または上回っているのはわずか48%」であることが判明した。AIの価値提供（ビジネス成果、プロセス、効率性の改善を含む）は、2025年におけるテクノロジーリーダーの2番目に高い優先事項だった。2026年までに、彼らの焦点は生成AIのパイロット運用からエージェント型AIからの投資対効果の獲得へと移行した。64%が今後12〜24カ月以内にエージェント型AIを導入する計画を報告している。
2025年のMIT報告書によると、企業による生成AIへの投資額は300億〜400億ドルに上るが、これらのプロジェクトから投資対効果を得ている組織はわずか5%だ。
将来、ビジネスにとって重要な成果をAIで実現するには、現在の立ち位置を把握する必要がある。そうでなければ、表面的で一時的な解決策に資金を投じることになる。
監査を成功させるための5つのベストプラクティス
自社のビジネスで何が起きているか把握していると思っていても、監査では少なくともいくつかの大きな驚きを発見する可能性が高い。計画を持って臨むべきだが、何を発見したいかに固執しすぎないようにすることだ。情報を収集し、予期していなかった教訓にもオープンでいたい。
1. すべてを文書化する
監査の強固な基盤を構築するために、可能な限りすべてを文書化する。組織図を更新し、職務、責任、報告体制に関する詳細情報を記載する。各部門のリーダーに、チームが日常的に行っているプロセスを段階的に記録するよう依頼する。今後5年間の企業戦略を概説する。
私の経験では、中小企業はこのステップを省略することが多い。チームは日々の業務に追われ、問題対応に忙殺され、情報は異なるシステムに断片的に存在するか、さらに悪いことに、異なる人々の頭の中に存在することになる。この過ちを犯してはならない。重要な人材が退職し、貴重な組織的知識を失ったらどうなるだろうか。AI導入を成功させるための基盤として、適切な文書化が必要だ。
2. 従業員と話す
最新の組織図を作成すれば、組織内で誰が何をしているかについて、すでに理解が深まっているはずだ。次に、すべての部門、すべてのレベルの個々の従業員にインタビューを行い、より詳細な情報を収集する。古い仮定に頼ってはならない。ビジネスは動的であり、新しい人材を雇用し、新しい慣行を採用するにつれて変化し続ける。企業がどのように運営されているか、そして自分の役割をどのように見ているかについて、一般的な質問をする。どのプロセスがうまく機能していて、どのプロセスがうまく機能していないかについて、より具体的な質問をする。
監査のこの段階で、どれだけ多くの洞察を得られたかに驚いた。経営幹部、中間管理職、個々の貢献者に同じ質問をしたところ、非常に異なる答えが返ってきた。彼らの異なる視点を組み合わせることで、全体像をより明確に見ることができた。
3. 明確な責任者を割り当てる
「これは誰の責任か」という質問をする習慣をつけ、1人の名前だけになるまで質問し続ける。グレーゾーンには注意が必要だ。すべての業務プロセスを、単一の責任者にマッピングできるようにすべきだ。
私の監査では、オペレーションマネージャーとフリートマネージャーに重複する責任があることがわかった。たとえば、顧客の保険に問題があった場合、誰が最終決定を下すのかが明確ではなかった。このステップにより、私のチームと私は、1年以上前の文書をレビューし、更新することができた。
4. 時間の無駄を見つける
各部門のプロセスを監査する際には、手作業がチームの時間をどこで消費しているかに注意を払う。「これを行うためのより良い、またはより速い方法はあるか」と問う。これらは、AIでプロセスを自動化するための初歩的なターゲットになる可能性がある。
たとえば、私の会社の監査中に、経理部門の複数の従業員が、完全に排除できるステップを繰り返していることがわかった。彼らは銀行から自動レポートを受け取り、Excelで数値を処理し、社内会計システムでクロスチェックしていた。これを時間の無駄（彼らが行う必要のない退屈で不要なタスク）として特定したら、1人あたり週に数時間を解放し、より意味のある仕事に集中できるようにすることができた。
5. メリットを強調する
AIが自分の仕事の将来を心配している従業員に与えている影響を軽視するつもりはない。AIは既存のワークフローと労働力を混乱させており、一部のポジションが変化または消滅することになる。人々は、脅威を感じると新しいテクノロジーの採用に抵抗することが多いことがわかった。
監査から得たデータをチームと共有し、それを使用してAIを学習し、使用することの利点を強調する。AIは、特定のプロセスをより合理化し、エラーを減らすのにどのように役立つか。部門の収益性と生産性をどのように高めることができるか。スキルをレベルアップし、給与と責任が増加したより上級の役割に成長する機会をどのように提供できるか。
過去2年間、オペレーション、経理、営業チームで監査を完了した後、AIについて学べることすべてを学びたいと考えている従業員に投資することができた。これは、彼ら自身の専門能力開発目標と会社の目標を達成するのに役立つ。私にとって、2〜3人のジュニアレベルの従業員を維持するよりも、1人の高度なスキルを持つシニアレベルの従業員を維持する方が価値がある。現在、より高い給与を得て、私と同じようにAIの継続教育に投資している、より強力で無駄のないチームを頼りにすることができる。
あなたと競合他社は、運用コストを削減し、効率を改善するための競争をしている。AIはこのパズルの重要なピースだが、実装を急いではならない。監査してから行動する。データに従う。チームがあなたと共有することに耳を傾ける。ビジネスが現在どのように運営されているかを理解し、将来の成功に使用できる教訓にオープンでいることだ。
