誰もが給与計算を嫌っている。うまく機能しているときは誰も注目せず、問題が起きたときだけ誰もが気づく。しかし、中小企業にとって、給与計算にはもっと大きな可能性がある。
ABCニュース・オーストラリアは最近、ノースキャンベラ病院のスタッフが給与計算処理の問題により期日通りに給与を受け取れなかったと報じた。スタッフは給与明細を受け取ったものの、ファイル送信エラーにより銀行口座への直接入金が行われなかった。従業員と労働組合の代表者は素早く反応し、ただでさえストレスの多い仕事にさらなるストレスを生み出したとして病院を批判した。
この病院は大規模な雇用主だが、この事例は給与計算をバックオフィス業務に追いやる中小企業経営者にとって警鐘となる。給与計算は中小企業が最初に導入するシステムであり、損益計算書上の費用の大部分を占める可能性が高いものだ。従業員にとっては給与を受け取るためのシステムだが、同時に業務運営との定期的な接点でもある。従業員はそこで時間を記録し、有給休暇を申請し、税務情報を入力・受領し、福利厚生情報にアクセスし、会社の連絡事項や方針を確認する。給与計算が機能しなくなると、問題は単なる業務上のものではなく、感情的かつ文化的なものになる。給与計算は従業員体験の基調を決定するのだ。
コンプライアンスシステムとしての給与計算
給与計算はコンプライアンスツールとして最もよく知られている。給与計算、税金の源泉徴収、賃金報告を処理し、多くの場合、従業員向けのコンプライアンスプロセスも含まれる。監査で使用されるデータ記録とレポートを保管し、変化する連邦法や州法に適応しなければならない。この複雑さこそが、ほとんどの企業が給与計算ソフトウェアを外部ベンダーに依存する理由だ。
事態をさらに複雑にしているのは、パンデミック以降、複数の州で従業員を雇用する傾向に加わる中小企業が増加していることだ。ニュージャージー州、ニューヨーク州、ペンシルベニア州、オハイオ州、カリフォルニア州、テキサス州、フロリダ州にリモート従業員を抱える企業は、依然として創業者主導の企業で全員が互いを知っているように感じられるかもしれない。しかし、給与計算コンプライアンスの観点からは、その10倍の規模の企業のように運営されている。トムソン・ロイターは3月に、リモートワークとハイブリッドワークが複数州にまたがる給与税コンプライアンスリスクを増大させていると報じた。これには州所得税の源泉徴収、失業保険、有給家族・医療休暇の報告、雇用主登録義務が含まれる。給与計算システムの供給業者ではなく、雇用主が最終的に正確な源泉徴収と納付に責任を負う。ミスは罰則、修正申告、従業員の不満を引き起こす可能性がある。
給与計算の移行を検討している中小企業にとって、複数州のコンプライアンスと報告に精通し、新しい州での登録を処理でき、従業員と州の両方による変更に対応できる供給業者を見つけることは、移行プロジェクトの必須条件となっている。しかし、コンプライアンスは確かに重要だが、真の付加価値はそこにはない。
経営システムとしての給与計算
給与計算は、人員計画、キャッシュフロー管理、利益計算の推進力となり得る（そしてそうあるべきだ）。しかし、給与計算移行プロジェクトのビジネス要件を定義する際に関与する最高財務責任者（CFO）はほとんどいない。通常、人事部門またはソフトウェアプロバイダーに任せられ、その結果、ビジネス固有の事情や経営報告をほとんどまたは全く考慮しない基本的な設定になる。
意図的に設定すれば、給与計算はビジネスで実際に何が起きているかを物語る助けとなる。報告設計は、ビジネス自体の理解から始まり、次にシステムを設定して適切なデータを適切な方法で収集し、レポートがビジネスに必要な意思決定支援を生み出すようにする。残念ながら、ほとんどの中小企業では、給与計算移行プロジェクトは、営業担当者が人事部門またはオフィスマネージャーに給与計算の実行方法や従業員がデータを入力する場所を示す一連のソフトウェアデモンストレーションから始まる。これは逆だ。まずビジネスニーズについて社内で議論し、その後初めて、それらのニーズを満たせるベンダーにデモを依頼すべきだ。
基本的な質問には、地理、従業員タイプ、給与支払頻度、残業規則、チップ、コミッション、ボーナス、差し押さえ、控除、福利厚生、有給休暇、ジョブコスティング、総勘定元帳統合が含まれる。次に、報告ニーズと、より高度な報告の将来的な機会について考える時間を取る。ビジネスの規模に関係なく、経営上の質問は似ている。
人員配置：どこで人員が過剰または不足しているか？それは残業問題を引き起こしているか？いつ採用すべきかわかっているか？有給休暇を、カバレッジ問題が発生しない方法で管理しているか？
人件費：離職率は全体的な人件費にどのような影響を与えているか？従業員に適切に報酬を支払っているか？福利厚生は競争力があるか？
利益：ジョブコスティングを行い、それを利益分析に結びつけることができるか？製品・サービスの価格設定は正しいか？
レッドクローバーHRのシニアコンサルタント、ケイト・ダデット氏は次のように語った。「私は給与データと関連報告を使用して、企業が予算目標を達成しながらどの役職を追加できるかを決定するのに役立つ予算とコスト予測を作成してきました」
これらの質問に答えるのに役立つ給与計算システムを想像してみてほしい。それは可能だが、システムをそのために設定する必要があり、データはクリーンでなければならない。システム移行の格言にあるように、「ゴミを入れればゴミが出る」のだ。
時間と勤怠データが鍵
時間と勤怠データは、中小企業における業務インテリジェンスの源として見過ごされがちだ。優れた勤怠管理プロセスは、残業が単発的なものか、構造的な問題があるかを特定する。採用と人員配置の決定に役立つ。人員配置とスケジュールが労働ニーズと一致しているか、同じ従業員が毎週作業負荷を担っているかを示す。たとえば、専門サービス会社は、時間データが多くのシニア従業員が低利益率の管理業務を行っていることを示すまで、自社が収益性があると考えるかもしれない。非免除従業員は時間を追跡する必要があるが、免除従業員もジョブコスティング目的で時間を追跡できる。
報告が機能するのは、データ構造と追跡プロセスおよび出力が正確な場合のみだ。ジョブコードが適切に設計されていない場合、従業員が正しいジョブコードで時間を報告しない場合、マネージャーがタイムカードをレビューしない場合、レポートは見栄えが良くても、間違った物語を語ることになる。
カナダから学べること
2016年、カナダは新しい給与計算システム、フェニックスを導入した。良いアイデアだったが、実行が悪かった。システム自体が主な問題ではなく、データが問題だった。その結果、数十万人の従業員に影響を与える重大な給与問題が発生し、問題を修正するのに何年もかかった。実際、彼らは今でも取り組んでいる。では、カナダ政府と中小企業の共通点は何か？行動上の問題は確かに異なるが、リスクは同じだ。カナダの場合、監査結果は意思決定の遅さを浮き彫りにした。中小企業は確かにより機敏だが、移行プロジェクトを迅速に進めようとして、時には速く動きすぎたり、ステップをスキップしたりする。ビジネスオーナーはビジネスニーズを軽視し、誰がデータクレンジングと移行に責任を持つかを尋ねない。その結果、データの押し付け合いゲームになる。実装は苦しみ、誰もが不満を抱く。
給与計算は利益理解を助ける
人件費はビジネスにおける最大の費用の1つであることが多いが、多くの企業は依然として、意思決定が行われるレベルで人件費を理解していない。優れたジョブコスティングはそれを変える。ジョブコードが適切に設計、実装、伝達されれば、製品またはサービスライン別、顧客別、場所別、部門別などで人件費を分解するのに役立つ。ビジネスオーナーが確実な人件費レポートを持っていれば、価格設定、人員配置、成長のために企業リソースをどこに投資するかについての意思決定に情報を提供できる。しかし、従業員が正しくコード化されていない場合、または総勘定元帳統合が広範すぎる場合、データは報告要件をサポートしない。
ダデット氏は続けた。「私は給与データを使用して、（従業員の）福利厚生に関するビジネス上の決定に情報を提供してきました。たとえば、あるケースでは、従業員の報酬データに基づいて障害保険プランと生命保険を追加しました。適切なデータがあれば、経営陣との会話がはるかに簡単になりました」
150人規模の企業のCEO（または15人規模のビジネスのオーナー）にとって、給与計算は依然としてオフィスマネージャーまたは人事部門に属するもののように感じられるかもしれない。しかし、それは人、時間、お金、コンプライアンスを1か所で結びつける数少ないシステムの1つだ。給与計算は華やかではないかもしれないが、適切に設定されれば、リーダーシップの意思決定とビジネス成長計画を支援する最も有用なシステムの1つになり得る。それが語っていることから学ぶ機会を逃してはならない。
