３人にひとりは「会議準備に10分以上かかる」
他にも、会議前の会議室準備にかかる時間についても調査している。
会議の準備時間でもっとも多かったのは「5～10分未満」と「15分以上」で、それぞれ24.0％だった。「10～15分未満」と「15分以上」を合わせると35.3％となり、3人に1人以上が会議準備に10分以上を費やしていることになる。
対策は会議の目的・ゴールを明確化
会議の生産性を上げるためにもっとも効果的だと思う方法については、「会議の目的・ゴールの明確化」が38.0％で最多だった。続いて「事前共有の徹底」「デジタルツール活用」となっている。
自由回答では次のような意見が挙がった。
【会議の目的・ゴールの明確化】
目的が明確でないと話がまとまらず、意見も食い違う（20代・女性）
事前に目的とゴールを教えてくれた方がみんな考えておけて、発言しやすくなると思う（30代・女性）
【事前共有の徹底】
前提が合わないと噛み合わない（30代・女性）
資料を読み上げるだけのダラダラした会議は意味ない（40代・女性）
審議する時間に重点を置ける（40代・男性）
【デジタルツール活用】
表を作成するのに時間をかけるなら情報収集にかけたらいいと思う（40代・女性）
前もってデジタルツールを送って欲しい。時間の短縮化になるから（60代・男性）
期待されるのは意思決定のスピードアップ
最後に、会議の効率化によって期待する効果を聞いたところ、「意思決定のスピードアップ」が半数で最多だった。続いて「本来業務に使える時間が増える」「残業削減」「会議に対する満足度向上」が挙がった。
自由回答では「一人一人の生産性が上がり、業績アップが狙える（20代・女性）」「各人の業務時間に余裕が出て、残業が減る（40代・男性）」「意思決定が素早くなるので、迅速に対応が進む（50代・男性）」といった声が寄せられた。
今回の調査ではデジタルツール活用への期待も見られた。一方で、生産性向上策としてもっとも多く選ばれたのは「目的・ゴールの明確化」だ。新たなツールの導入も効率化の一手となり得るが、それ以上に「何を決めるための会議なのか」を参加者全員で共有することが、会議の質を左右する重要なポイントといえそうだ。
引用元：NEXERとデジタルホワイトボードの『ミライタッチBiz』による調査
