その場で答えを求められるのは誰もが苦手だ。経験豊富なプロフェッショナルでさえ、私に定期的にこう尋ねる。「突然質問が飛んできたらどうすればいいのか？」彼らは、とりとめなく話したり、曖昧な表現をしたり、防御的に聞こえたりすることを恐れている。
職場心理学の専門家であり、エグゼクティブコーチとして、私はこの15年間、マイクロソフトやメタといった企業のリーダーたちが、より効果的にコミュニケーションを取れるよう支援してきた。そして断言できるのは、即興で話すことほど人を動揺させるものはないということだ。
全員の視線があなたに集まり、突然その場で考えなければならなくなる。つまずけば、無秩序で準備不足に見えるリスクがある。冷静さを保てば、プレッシャーの下でも明晰に考えられることを示せる。これはエグゼクティブ・プレゼンスの重要な要素だ。
予期せぬ質問に冷静に対処するための4つの戦略を活用すれば、二度と不意打ちを食らったと感じることはないだろう。
1. 自分の専門範囲から語る
最初の本能は、話をそらすこと（「私はおそらくそれに答えるのに最適な人物ではありません」）や、限定的な表現で回答を埋めること（「まあ、他のチームについてはよく知りませんが、聞いた話に基づくと、おそらく…」）かもしれない。どちらも見た目も聞こえも良くない。
代わりに、自分が知っていることの境界線を明確に示すべきだ。これには、自分の役割、過去の経験、または情報へのアクセスという観点から話すことが含まれる。これははるかに権威的に聞こえ、知っていることを誇張することなく、真の価値を加えることができる。
次のように言うとよい。
- 「UXリサーチの観点から言えば…」
- 「私が主導した4つのソフトウェア展開に基づくと…」
- 「クライアント[X]との会話について直接把握しているので、…について話すことができます」
2. 明確化することで時間を稼ぐ
不意を突かれた時、質問を返すことは強力な手段だ。考えをまとめる時間を得られるだけでなく、より強力な回答を形成するために使える具体的な情報が得られることが多い。
好奇心に満ちたトーンで質問を投げかけることで、注意深く聞き、話す前に考える人物という印象を与えられる。
次のように言うとよい。
- 「具体的に何が懸念されているのか、詳しく教えていただけますか？」
- 「この中でどの部分を掘り下げるのが最も有用でしょうか？」
- 「なぜ今これが最優先事項になっているのでしょうか？」
3. 根底にあるニーズに対処する
優れたコミュニケーターは、ほとんどの質問が実際には3つのうちの1つを求めていることを知っている。安心感（「これは管理されているのか？」）、指針（「これについてどう考えるべきか？」）、または行動（「何をする必要があるのか？」）だ。
例えば、財務担当副社長が予測について尋ねる時、彼女はあなたのモデル内のすべての仮定を求めているわけではない。彼女は、上司に悪いニュースを準備させる必要があるかどうかを知りたいのだ。
根底にあるニーズを読み取り、それに応えるようにすべきだ。
次のように言うとよい。
- 「今月の目標達成に向けて順調です。変化があれば報告します」
- 「私の見方では、2つの道があります。[X]と[Y]です。[X]を推奨します」
- 「月曜日に稼働開始なので、チームはそれに合わせて計画できます」
4. 「後ほど回答します」をより強く聞こえるようにする
時にはその場で答えを持っていないこともあるが、それは問題ない。コツは、遅延を知識のギャップや慌てている兆候としてではなく、相手への利益として位置づけることだ。
次のように言うとよい。
- 「記憶に頼らないよう、データを確認させてください。正確な数字を提供する価値があります」
- 「回答が完全であることを確認したいので、金曜日まで時間をください」
- 「即座の反応ではこれに正当性を与えられません。1日考える時間があれば、はるかに優れた戦略を提供できます」
その場で考える能力は、これまで以上に重要になっている。AIの助けがあれば、誰でもメールで明瞭に聞こえる。公平かどうかは別として、人々はあなたの能力を、台本のない瞬間にどう対処するかでますます判断するようになるだろう。
