チャック・ドーラン氏は組織オンブズであり、1994年に自身が設立した紛争解決事務所MWIのエグゼクティブ・ディレクターである。
あなたは仕事を楽しんでいるが、上司の行動があなたに転職を考えさせている。最近、上司はあなたの私生活について質問したり、外見についてコメントしたりするようになった。そのコメントは極端に不適切というわけではないが、あなたの職務とは何の関係もなく、不快な気持ちにさせられる。
上司にやめてほしいと思っているが、どうすればそれを実現できるかわからない。人事部に正式な苦情を申し立てるのは大きな一歩のように思える。たとえあなたの主張を証明する方法があったとしても（実際にはない）、扱いにくい人物という評判を得てキャリアを危険にさらしたくはない。上司と直接話すのもリスクが高いように思える。上司が悪い反応を示し、興味深いプロジェクトにあなたを参加させなくなる——あるいはもっと悪いことが起きるのではないかと心配している。
では、どうすればよいのだろうか。
組織オンブズは、まさにこのような状況にある従業員を支援できる。オンブズは、従業員が懸念事項について話し合い、何らかの行動を起こすかどうかを決める前に選択肢を検討するための、機密性の高い場を提供する。
私は25年以上にわたって組織オンブズとして活動しており、このような状況に何度も遭遇してきた。私の経験では、このような状況にある従業員は孤独で混乱していると感じている。彼らは事態をエスカレートさせたり、自分の身元を明かしたりすることなく、解決策を見つけたいと考えている。
オンブズ制度を他の組織リソースと区別し、この状況において適切なものにする4つの重要な特徴がある。
1. 独立性：適切に構築されたオンブズ制度は独立して運営され、職務の遂行方法について完全な裁量権を持つ。オンブズには正式な意思決定権や懲戒権限はない。オンブズの独立性により、他では得られない可能性のある支援を従業員に提供できる。
2. 公平性：オンブズは従業員や組織のために擁護活動を行わない。その代わりに、中立を保ちながら、公正なプロセスと前向きな変化を擁護する。オンブズの役割は一般的に、従業員が懸念事項に対処するのを支援し、組織が体系的な問題に対処するのを支援することである。
3. 非公式性：オンブズとの会話は非公式でオフレコであるため、オンブズと話すことは正式な苦情や調査を開始しない。オンブズと話すことは任意であり、従業員やオンブズが特定の行動を取ることを要求しない。
4. 機密性：オンブズは、従業員が許可を与えるか、深刻な危害の差し迫ったリスクがない限り、話をした従業員の身元を明かさない。
これらの実践基準が一体となって、オンブズは事態がエスカレートする前に従業員が懸念を提起し、解決策を生み出すのを支援する良い立場にある。
実際にはどのように機能するか
この状況において組織オンブズがどのように支援できるかの仮想的な例を見てみよう。
オンブズは、あなたが起きていることについて話し合う場を作り、質問をし、あなたの懸念についての理解を確認し、可能な次のステップを考えるのを支援する。オンブズがあなたの懸念を認めるのを聞くことで、あなたは視点と自信を得て、上司の行動に対処するための選択肢を考え出しやすくなる。
あなたはオンブズに、この状況で最も難しいのは誰にも話せないと感じていることだと伝える。オンブズは、職場での課題について誰と話すかを尋ね、あなたは同僚のジョーダンについて言及する。オンブズは尋ねる：これをジョーダンに提起したらどうなると思うか。このアイデアは以前はリスクが高すぎるように思えたが、話し合うことで、うまくいくかもしれないアプローチを開発できた。
あなたはジョーダンに上司の行動について話すことにした。ジョーダンは、同じ上司と同様の経験をし、彼を避けるためにチームを変えたことさえあると話す。実際、ジョーダンは、あなたの上司がしばらくの間このように人々を扱っており、今も続けていると聞いている。孤立した状況のように感じられたものが、パターンのように見え始める。
リーダーからのよくある質問
これは、リーダーからのよくある公正な質問を提起する：オンブズとの会話が機密のままである場合、組織は深刻な問題に対処することを妨げられないだろうか。
私の経験では、その逆が真実であることが多い。組織オンブズが早期に非公式に懸念を聞く場合、文化的または法的リスクをもたらす可能性のあるパターンを最初に検出できる。オンブズは「煙探知機」として機能することを意図しており、人事部やコンプライアンスなどの正式なチャネルが火を消すために必要な情報を持つようにする。オンブズは話をした従業員の身元を明かさない。その代わりに、正式なチャネルやリーダーシップから隠されたままである可能性が最も高いパターンや傾向を共有する。従業員に機密性が高く、非公式で、公平で、独立したリソースを提供することで、深刻な懸念が表面化し、対処される可能性を高めることができる。
オンブズが機密性を維持しながら、あなたと協力してあなたの懸念を提起する方法を見てみよう。
あなたはジョーダンに懸念を提起し、2人は一緒にオンブズと話すことにした。その後、あなたとジョーダンは、この上司の影響を受けた他の従業員にオンブズと話すよう促すことにした。従業員の許可を得て、オンブズはあなたや他の個人の名前を挙げることなく、このパターンを最高人事責任者に提起した。
この情報を得て、他の情報源を確認した後、最高人事責任者は、その地域での一般的な職場環境評価が部門内の既存の懸念を表面化させる可能性が高いと結論付けた。評価により、複数の従業員が上司の影響を受けていることが確認されたため、組織は行動に対処し、再発を防ぐための措置を講じた。すべての上司にとって適切な行動を明確にする機会を見て、オンブズはこの状況からの教訓を学習・開発部門と共有し、新しい上司向けのトレーニングおよびオンボーディングプログラムにこの情報を組み込んだ。
このような状況は珍しくなく、従業員が懸念をエスカレートする前に表面化させるための複数の手段を持たない限り、対処されないままであることが多い。組織オンブズは正式なチャネルに取って代わるものではない。その代わりに、オンブズは、組織が表面下の避けられない課題に効果的に対応できるようにする早期警告システムとして機能できる。オンブズ制度を立ち上げ、最大限に活用する方法についてのアイデアがいくつかある。
