ニック・チャンディ氏は、米国企業の送金・受取をより迅速にするB2B決済プラットフォーム、ForwardlyのCEOである。
成長企業のCFO（最高財務責任者）に最大の課題を尋ねれば、おそらく同じ答えが返ってくるだろう。キャッシュフロー、採用、予測だ。生産性と答える人はほとんどいない。しかし、多くの財務チームが静かに最も大きな損失を被っているのは、まさにその領域なのである。
これは声高に叫ばれる問題ではない。単一の危機的瞬間も、明白な失敗点もない。人間の注意を必要とすべきでない業務に費やされる時間が、ゆっくりと、目に見えない形で流出しているのだ。
財務における「多忙さの罠」
財務チームは多忙である。しかし、多忙であることと生産的であることは同じではない。
財務リーダーを対象としたある調査では、回答者の79%が、データ入力や照合といった手作業に1週間の業務時間を費やしていることが判明した。
しかし、真のコストは金銭的なものだけではない。財務チームが承認を追いかけ、バラバラなツール間でデータを再入力し、取引を手作業で照合することに日々を費やしているとき、彼らは実際にビジネスを前進させる業務──予測、シナリオプランニング、利益率の漏れの特定、成長を推進する意思決定の支援──を行っていないのである。
戦略的計画はCFOの60%にとって最優先事項となっている。それにもかかわらず、CFOの80%以上が、AIツールが定型業務を自動化することで財務リーダーシップの効率を高めると考えている。理想と現実の間にあるこのギャップこそが、生産性が失われる場所なのだ。
4つの「見えない敵」
高成長企業で財務チームを構築し、協働してきた私の経験では、生産性の流出は通常、同時に作用する4つの要因から生じる。
1. 手作業によるデータ入力と照合
ProcessMakerによると、「今日、典型的なオフィスワーカーは、ERPシステム、CRM、スプレッドシートなどのビジネスアプリケーションへの手作業によるデータ入力に、業務時間の10%を費やしている。合計すると、PDF、スプレッドシート、Wordドキュメントなどの文書の作成または更新に、業務時間の50%以上を費やしている」という。
財務においては、これがさらに増幅される。手で触れられるすべての請求書、手作業で照合されるすべての取引、手動で転記されるすべての仕訳は、チームの能力に対する複利的な税金を意味する。
2. 承認のボトルネック
支払いが停滞するのは、悪意があるからではなく、ワークフローが壊れているからだ。誰かがオフィスを不在にしている。メールが埋もれてしまった。承認チェーンが2段階で済むところを5段階になっている。請求書を手作業で処理する平均時間が15日で、従業員が請求書処理だけに月5日以上を費やしているとすれば、その遅延は成長企業にとって実質的なキャッシュフローの影響を生み出す。
3. バラバラなツール
ほとんどの中小企業の財務チームは、会計ソフトウェア、決済プラットフォーム、スプレッドシート、メールを組み合わせて業務を行っている。システム間のすべての受け渡しは、潜在的なエラー、作業の重複、または取引の見落としとなる。財務リーダーは、自分たちのデータから答えを得るためにITチケットを必要とすべきではない。
4. 反応モード
チームが取引業務に埋もれているとき、彼らには積極的に動く余裕がない。常に月次決算、監査要求、または前四半期のベンダー支出に関するCFOの質問に追いつこうとしている。これは業務上の癖ではない。戦略的な負債である。
数字が語る真実
生産性の議論があなたを納得させないなら、財務的な議論がそうするはずだ。
ゴールドマン・サックスによると、平均的な中小企業は手作業で処理される請求書1件あたり約22ドルを支出しているが、自動化が導入されるとその数字は約6.90ドルに下がる。月1,000件の請求書を処理する中小企業にとって、このギャップは年間18万1,000ドル以上の損失に相当する。
一方、中小企業の82%が早期支払割引を逃している。早期に支払う余裕がないからではなく、プロセスが遅すぎて間に合わないからだ。これは繰り返し、目に見えない形で、テーブルに置き去りにされた資金である。
真の解決策とは
答えは、財務スタッフをさらに雇用することではない。答えは、そもそも手作業であるべきでなかった業務から手作業の層を取り除くことである。
手作業がチームの足を引っ張っている箇所を評価するには、以下の質問とヒントを検討してほしい。
1. ツールではなく、時間から始める
ソフトウェアスタックを監査する前に、カレンダーを監査せよ。各チームメンバーに、わずか1週間でよいので、ある場所から別の場所に情報をコピーする必要があったすべてのタスクを記録してもらう。浮かび上がるパターンは、どんなシステム監査よりも多くを語ってくれる。
2. 「もし私が不在だったら」という質問をする
すべての定期的なプロセスについて、「もし私が2週間不在だったら、何が壊れ、何が積み上がり、何が他の誰かの手作業によるカバーを必要とするか」と問う。正直な答えは、どのワークフローが人に依存しているか、システムに依存しているかを明らかにする──これは過度に手作業化されたプロセスの確実な兆候である。
3. タッチポイントを数える
請求書承認、経費照合、月次決算など、量の多いプロセスを1つ選び、完了するまでに人間の手が何回触れるかを数える。定型的な取引で3〜4回以上のタッチポイントがあるのは、プロセスが設計されていない証拠だ。それは単に蓄積されただけである。
4. 「念のため」の習慣に注目する
チームメンバーが「念のためスプレッドシートで必ず再確認する」「確実を期すためにフォローアップメールを送る」といったことを言うとき、それは勤勉さではない。それはシステムへの信頼のギャップである。これらの習慣は、バラバラなワークフローを補っているのだ。
5. 量の質問で圧力テストをする
「人員を増やさずに、同じチームで2倍の取引量を処理できるか」と問う。答えがノーなら、そのプロセスはスケールしない。スケールしないプロセスは、ビジネスが向かっている方向に対してすでに手作業が多すぎるのだ。
そして、これらのタスクとプロセスを特定し自動化したら、財務チームは財務チームが本来すべきことを始められる。洞察を提供し、リスクを管理し、成長を可能にすることだ。
すべき真の会話
次回、財務チームのパフォーマンスをレビューするときは、彼らが何を成し遂げたかだけを見るのではなく、それを成し遂げるのにどれだけの時間を費やしたか、そしてその時間が彼らのスキルの最良の使い方だったかを問うてほしい。
問題は、チームが十分に努力していないことではない。彼らが働いているシステムが、ビジネスが動く必要のあるペースのために構築されていないことだ。それこそが、すべき価値のある会話である。
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